Quickcheck: So schützt du deine Daten richtig!

Wie sicher sind deine und die Daten deiner Kunden? Jeder, der bei dieser Frage – wenn auch nur kurz – überlegen muss, sollte sich ganz schnell die Handhabung der DSGVO in seinem Office kümmern. Denn: Je mehr Daten wir mit fortschreitender Digitalisierung produzieren, umso sensibler muss auch der Umgang mit diesen werden. Datenschutz ist für ein Planungsbüro aus verschiedenen Gründen wichtig.

 

Architekten und Ingenieure arbeiten oft mit sensiblen personenbezogene Daten, Finanzinformationen oder vertrauliche Unternehmensinformationen. „Je größer ein Projekt ist desto mehr Daten werden dabei produziert oder verarbeitet. Genau deshalb müssen diese vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Nur so kann ihre Integrität und Vertraulichkeit gewährleistet werden“, erklärt Christian Koller, Head of Development bei untermStrich.
Verstößt ein Planungsbüro gegen diese Bestimmungen, kann dies zu empfindlichen Geldstrafen und Imageschäden führen. Darüber hinaus kann Datenschutz auch das Vertrauen der Kunden und Geschäftspartner in das Planungsbüro stärken. „Ist ein Planungsbüro in der Lage, die Daten seiner Kunden sicher zu schützen, kann dies dazu beitragen, eine langfristige und vertrauensvolle Beziehung aufzubauen“, so Koller. Das erhöht im weiteren Sinn sogar die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.


Und so geht‘s!

Erstelle eine Datenschutzrichtlinie!
Mit dieser wird festgelegt, welche Daten gesammelt werden, wie sie verwendet werden, wer darauf zugreifen darf und wie sie geschützt werden. Die Datenschutzrichtlinie sollte für alle Mitarbeiter und Kunden leicht zugänglich sein.

Schule deine Mitarbeiter!
Jeder im Team sollte regelmäßig im Bezug auf Datenschutz sensibilisiert werden.

Sorge für eine sichere Datenübertragung!
Mit Hilfe von Verschlüsselungstechnologie stellt man sicher, dass vertrauliche Informationen nicht von Dritten abgefangen werden können.

Verwende starke Passwörter!
Vertraulichen Informationen sollten nur mit starke Passwörter zugänglich sein, die regelmäßig geändert werden sollten. Diese sollten aus einer Kombination von Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen bestehen.

Sichere deine Systeme!
Stelle sicher, dass alle Computersysteme und Netzwerke mit den neuesten Sicherheitsupdates und Antivirenprogrammen ausgestattet sind.

Begrenze den Zugriff!
Gewähre Teammitgliedern nur Zugang zu Daten, die für ihre Arbeit unbedingt erforderlich sind. So sinkt auch das Sicherheitsrisiko auf ein absolutes Minimum.

Entferne unnötige Daten!
Lösche regelmäßig veraltete oder unnötige Daten, um das Risiko eines Verstoßes gegen den Datenschutz zu minimieren. Daten, die nicht mehr benötigt werden, müssen sicher und endgültig vernichtet werden.

Verpflichte dich und dein Team zur Einhaltung von Datenschutzgesetzen!
Information ist hier Key: Das gesamte Planungsteam muss an einem Strang ziehen. Überprüfe daher die Sicherheitsmaßnahmen in deinem Planungsbüro regelmäßig. So kannst du sicherstellen, dass sie angemessen sind und dass keine Sicherheitslücken vorhanden sind.

 

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