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Architekten und Ingenieure tragen etliche Haftungsrisiken. Sogar schon in der Vergabephase eines öffentlichen Auftrags. Wie man diese am einfachsten vermeiden kann? Die drei Top-Tipps.
BIM, HOAI, E-Rechnung und seit Kurzem auch der digitale Bauantrag in Deutschland – die Bauwelt wird immer digitaler. Und das im Schnelldurchgang. Während vor einem Jahrzehnt die Wände von Architektur- und Ingenieurbüros noch mit Aktenordnern voll analoger Dokumentation gesäumt waren, passiert heute Datenerfassung und -ablage, Koordination und Kommunikation per Mausklick.
„Die tägliche Arbeit wird so beschleunigt. Baupläne oder Rechnungen sind binnen Sekunden abrufbar. Auch wenn für viele Büros die Umstellung von analog auf digital erst wie eine Last schien und ein Umdenken gefordert war, so sind die Vorteile dieses Fortschritts inzwischen nicht mehr von der Hand zu weisen. Besonders die rechtssichere Ablage aller Daten ist mit sicheren, von erfahrenen Technikern betreuten Servern im Hintergrund, eine echte Revolution in der langfristigen Handhabung von Projekten“, so Christian Koller, Geschäftsführer von untermStrich.
„Architekten und Ingenieure unterliegen hohen Haftungsrisiken. In allen Bereichen der Planung, Mitwirkung an der Vergabe und Objektüberwachung werden den Planenden durch den Vertrag, das Gesetz und die Rechtsprechung umfassende Pflichten auferlegt, deren Verletzung Nacherfüllungsleistungen und Schadensersatz zur Folge haben kann. Auch verspätete Leistungen des Planenden sowie Verstöße gegen Verkehrssicherungspflichten können Schadensersatzforderungen zur Folge haben“, erklärt Thomas Kowalke, Vorstandsvorsitzender der AiA.
Die Leistungspflichten von Architekten und Ingenieuren sind in Deutschland sogar schon im Zusammenhang mit Vergabeverfahren immer wieder Gegenstand von Streitigkeiten der Vertragspartner. Was jeder Planer schon in der Vergabephase bei der Dokumentation der Projektdaten beachten muss, um juristisch immer alle Asse in der Hand zu haben? Der Überblick.
Dokumentationspflicht immer lückenlos nachkommen!
Oft wird die Dokumentationspflicht nicht ausreichend beachtet. Sollten etwa Bieter zur Vervollständigung oder zur Aufklärung deiner Angebote aufgefordert worden sein, ist dies streng zu dokumentieren. Sogar der Zeitpunkt der Vervollständigung des Angebots ist nachzuweisen. Andernfalls liegt ein Verstoß gegen das vergaberechtliche Transparenz- oder das Gleichbehandlungsgebot vor – ebenfalls ein Grund einer fehlerhaften Vergabe.
Vergabeunterlagen immer korrekt ausfüllen!
Damit die Angebote von Bietern objektiv verglichen werden können und einzelne nicht schlechter behandelt werden als andere, müssen die gleichen Voraussetzungen für die Angebotsabgabe geschaffen werden.
Der erste Fehler liegt häufig schon in der Zusammenstellung der Vergabeunterlagen, denn dort müssen die Blanko-Formblätter für die von den Bietern geforderten Formularerklärungen beigefügt werden. Der Verweis auf im Internet auffindbare Formblätter ist sogar wettbewerbswidrig. Einerseits können Bieter dadurch von der Teilnahme am Vergabeverfahren abgehalten werden, andererseits widerspricht dies dem Gleichbehandlungsgrundsatz. Es besteht das Risiko, dass die Bieter unterschiedliche Formblätter verwenden und die Vergleichbarkeit der Angebote beeinträchtigt wird. Auch besteht die Gefahr, dass Angebote aus formellen Gründen wegen Verwendung der falschen Formblätter ausgeschlossen werden.
Angebote, die eine Änderung von zwingenden technischen Leistungsvorgaben beinhalten, sind nicht zuschlagsfähig. Die zwingende Vorgabe von Leistungsparametern dient ebenfalls der Vergleichbarkeit und somit der Gleichbehandlung.
Nachverhandlungsverbot auch bei fehlerhafter Preisgestaltung der Bieter
Besonders häufig finden sich laut der AiA auch Fehler in der Preisgestaltung der Bieter. Grundsätzlich wird natürlich das niedrigste Angebot gesucht. Sogenannte „Dumpingpreise“ sind allerdings nicht immer zuschlagsfähig, sondern bedürfen einer genauen Untersuchung.
Allein die Aufforderung, die niedrigen Preise aufzuklären, reicht oftmals nicht. Vor allem dann, wenn die Angebotsfrist bereits abgelaufen ist und die Angebotsöffnung erfolgte, sind Korrekturen der Angebote nur schwer möglich.
Planer sollten hier besondere Vorsicht walten lassen und fehlerbehaftete Angebote nicht selbstständig korrigieren. Andernfalls kann schnell ein Verstoß gegen das Nachverhandlungsverbot vorliegen.
Angemerkt
Christian Koller, Geschäftsführer von untermStrich
Ja, es gibt eine Flut an möglichen Software-Tools, die einem den Schritt in Richtung digitaler Zukunft erleichtern sollen. Man muss aber vor allem ein zentrales Verwaltungstool für sich wählen, das alle Bedürfnisse, die bei den einzelnen Projekten entstehen, abdecken kann.
Zeitaufzeichnung, Dokumente (DMS), E-Mails, Pläne, Terminverwaltung ein vollständiges CRM, all das muss Hand in Hand gehen. Zu welchem Zeitpunkt gingen welche Informationen raus, wann bekam das bauausführende Unternehmen neue, aktualisierte Pläne.
„So hat man nicht nur den ultimativen Überblick, sondern hat auch eine rechtssichere Ablage über die nächsten 30 Jahre. Beim untermStrich SaaS-Modell liegen die Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland. So können Sicherheitslücken ausgeschlossen werden. Alle weiteren Informationen, die man zentral bei der Hand haben möchte, sind natürlich auch jederzeit und sogar per Stichwortabfrage über alle Projekte und Tools abrufbar.
Termine, Aufgaben, Adressen, binnen Sekunden hat man sie am Schirm und kann sie punktuell und zeitnah auswerten. Die gute Nachricht ist: Wir befinden uns schon mitten in der digitalen Zukunft.
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