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Eine Arbeitswoche im Schnelldurchlauf mit untermStrich.

Montag, Tag 1

untermStrich® Tools des Tages

Projekte
Team
Adressen

08:00

Guten Morgen! Während die ersten Kollegen in Richtung Kaffeemaschine pilgern, checken die anderen direkt am Smartphone oder Tablet bei untermStrich ein. Zumindest die, die das noch nicht in der U-Bahn am Weg ins Büro gemacht haben. Übrigens noch wesentlich schneller, als sich die Kollegen bewegen…

09:15

Jubel! Ein Projekt wurde an Land gezogen. Büromanager Dirk holt Kuchen vom Konditor nebenan (ein bisschen Feiern ist doch erlaubt!) während der Chef berichtet, dass vor allem die genauen Vorarbeiten Eindruck auf den neuen Kunden gemacht haben.

09:30

Die Mitarbeiter werden von der Kaffeeküche zur Teamsitzung abgezogen. Der Kaffee darf aber mit. Projektleiterin Edita bereitet das neue Projekt schnell – analog wie digital – in Ordnern und Strukturen vor. Alle Infos werden jetzt in untermStrich zentral hinterlegt. Alle Teammitglieder werden über den BUTLER über das neue Projekt informiert – auch die auswärts Arbeitenden. Die haben ja jederzeit den vollen Überblick am Tablet! Die vorhandenen Ressourcen werden gleich noch mit geprüft. Sicher ist sicher!

10:00

Der neue Mitarbeiter ist da. Simon heißt er, frisch von der Uni. Er darf direkt mit dem neuen Projekt starten. Eine große Vorbereitung ist nicht mehr möglich. Noch vor der Kuchen-Akquise (wie gesagt, ein bisschen Feiern muss sein!) hat das Büromanagement nämlich schon alle relevanten Daten, Sicherheitseinstellungen und Vorgaben im Teammodul fertig eingetragen. Simon wundert sich über so viel Organisation. Das gab es auf der Uni ja nicht. Dann macht er sich direkt daran, frische Ideen zu sammeln.

11:00

Kurzer Stop! Die Projektvoraussetzungen haben sich schon kurzfristig geändert, das Honorar wurde neu ermittelt und die einzelnen Kostenteile nach Leistungsphasen zugeordnet. Nach ein paar Minuten ist aber alles wieder auf Kurs. Das Projektstammdatenblatt – inzwischen mit allen Infos wie m2, m3, Dichte, Geschossfläche, Bebauungsgrad – beginnt, sein eigenes Leben zu entwickeln, und interagiert mit den Beteiligten. Simon staunt. Nein, das gab’s auf der Uni nicht.

11:45

Der neue Kunde meldet sich. Noch während er erklärt, wie sehr er sich auf die Zusammenarbeit freut, hat das Officemanagement mit einem Mausklick alle relevanten Informationen zum Kunden auf dem Monitor. Projektzuordnungen, Vernetzungen, Schriftstücke und vieles mehr sind für Dirk sofort greifbar. Und der Kunde ist beeindruckt vom Wissen am Infodesk…

13:00

Rushhour in der Infopipeline! Neue Adressen von Bauherrenvertretern, ausführenden Firmen, Zulieferern schießen ins System wie nichts. Sogar „Profilfotos“ tauchen auf, wenn man auf die einzelnen Kontakte geht. Simon macht einen Pitstop an der Kaffeemaschine. Den Durchblick hat er schon, es fehlt nur mehr Koffein.

16:30

Neue Kategorien und Adressgruppen kommen laufend dazu. So gibt es am Ende mehr Struktur und Überblick. Für alle Projektbeteiligten.

17:00

Der erste Projekttag ist zu Ende. Simon protokolliert, wie alle Kollegen, seine Arbeitsstunden. Ziemlich gut gelaufen, denkt er sich. Und strahlt, als ihm Dirk noch ein Reststück Kuchen für zuhause in die Hand drückt.

Dienstag, Tag 2

untermStrich® Tools des Tages

Stunden
Zeitprotokoll
Honorare
Kosten
Schaltpult
Resultate
Abrechnung

08:00

Die Kaffeemaschine gibt einen sonoren Beat für den Tag vor. Effizient, das ist das große Stichwort im ersten Teammeeting. Die Stundenvorgaben der Leistungsphasen werden diskutiert und – nach betriebswirtschaftlichen Richtlinien – ein Soll vorgegeben. Simon schreibt alles mit. Wie auf der Uni. Er lernt schnell. Etwa, dass besonders die Änderungsaufzeichnungen wichtig sind. Was heißt wichtig, ESSENTIELL! Und zwar für die spätere Verrechnung. Simon hat notiert: Es wird zu Beginn des Projektes die gerade gültige Leistunsgphase freigeschaltet. Die Evaluierung und Fortführung verschafft Gewissheit, korrekte und zielgerichtete Eingaben zu erhalten.

09:30

Ein kleineres Folgeprojekt ist gerade per Mail herein geflattert. Zack, und schon projektorientiert zugeordnet. Ein Gutachten soll klären, ob ein weiterer Bauteil bei einem anderen Projekt durch die Bauvorhaben erweitert werden kann. Schnell wird beschlossen, die Honorierung nach tatsächlichem Aufwand abzurechnen. Simon notiert: Kunden schätzen präzise Kalkulation.

10:45

Die Verträge sind aufgesetzt, die Honorarsumme wurde mit dem HOAI BUTLER errechnet. Officemanager Dirk pflegt den Zahlungsplan direkt in untermStrich ein. Ganz nebenbei hat sich dadurch auch die angezeigte Zahlungsliquidität für die nächsten 18 Monate gesteigert. Der Anschaffung dringend benötigter EDV für den Arbeitsprozess BIM steht nun nichts mehr im Weg. Zur Sicherheit noch ein letzter Blick auf die Zahlungsmoral des Kunden und schon geht es an die Bestellung.

11:00

Die erste Rechnung des für die Studie beauftragten Geodäten ist im Posteingang. Dirk übernimmt nach Freigabe des Projektleiters diese Rechnung in die externen Kosten. Dirk jubelt innerlich – das Budget wird nicht überschritten, obwohl die Rechnung früher als erwartet kam. Er nutzt die Zeit gleich, um auch die Kostenaufstellungen und Rechnungen weiterer Subplaner einzutragen. Direkt liebt das. Ordnung. Und einen Plan haben. Wie diese exakte Übersicht über Ein- und Ausgänge und den Vergleich aller abgerechneten Leistungen.

11:45

Dirk ist in Fahrt. Schnell wirft er noch einen Blick auf die Zeitausgleichsstunden der Teammitglieder. Simon, der Neue, hat gestern einige Überstunden angesammelt. Er sollte heute kürzer arbeiten.

13:00

Simon wundert sich. Das Projekt läuft erst den zweiten Tag, dennoch gibt es schon erste Änderungswünsche des Auftraggebers. Er erinnert sich, dass er beim Festhalten der Stunden und den Beschreibungstexten genau sein muss, da sie ja für mögliche Verhandlungen über zusätzliche Leistungen und deren Abrechnung dienen.

13:30

Dirk ist schon bei der nächsten Aufgabe. Ein kleineres Projekt kann nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet werden. Der Projektleiter gibt die tatsächlich geleisteten Stunden frei und Dirk stellt die Rechnung, die automatisch in die Honorarverwaltung eingetragen wird. Dirk liebt seinen Job – bei der Ordnung –  gleich noch mehr.

15:00

Projektleiter und Geschäftsführung ziehen sich in den Besprechungsraum zurück. Es müssen einige heikle Fragen zu Fertigstellungsgraden und Zahlungsfristen geklärt werden. Immerhin werden die Abläufe komplexer. Es fällt schnell auf, dass ein Projekt durch besonders viele Besprechungsstunden in Leistungsphase 3 hat. Die Leistungsbeschreibung aller Teammitglieder wird geprüft und beschlossen, dass der Auftraggeber an seine Entscheidungsrolle positiv erinnert werden muss.

Mittwoch, Tag 3

untermStrich® Tools des Tages

Termine
Urlaub
Ressourcen
Offene Aufgaben

08:30

Simon ist aufgeregt. Dürfte zum einen am Espresso liegen, für den er sich an der schicken Maschine in der Büroküche abgemüht hat. Zum anderen daran, dass er endlich eine konkrete Aufgabe für das neue Projekt zugeordnet bekommen hat. Zwar mit Frist, aber egal. Eine echte Aufgabe! Für ein echtes Projekt! Wahnsinn!

09:45

Simon hat Panik. Behördentermine, Aufgabenlisten zum Entwurf, Tragwerkskonstruktionsprüfung sowie erste Lüftungsberechnung und bauphysikalische Grundlagenerstellung. Wie soll er da den Überblick behalten? Kollegin Karin, die rechts von ihm sitzt, erkennt den Ernst der Lage und zeigt ihm diskret, wo er in untermStrich alles auf einen Blick finden kann. Simon ist erleichtert und verschafft sich schnell einen Überblick. Das Herzrasen bleibt aber. Das kam nämlich eigentlich vom Espresso.

 

11:15

Simon staunt. Die Jour-fixe-Besprechungen sind schon – was sonst – fix eingetragen. Immer mittwochs, 13:30 Uhr, liest er. Sogar Aufgabenliste und Zielvorgabe sind beim Termineintrag zu finden. Und eine Erinnerung an eine Präsentation beim Auftraggeber.

13:30

Simon sitzt im Jour-fixe. Unterm Tisch googelt er heimlich die Übersetzung von Jour-fixe. Wieder was gelernt. Nach einer Sekunde peinlicher Stille und einem Räuspern vom Chef geht es weiter im Thema. Es hat sich herausgestellt, dass die angesetzten Termine nicht einzuhalten sind. Es ist einfach zu viel zu tun. Ein neues Terminkonzept wird erstellt und gleichzeitig überprüft, ob die internen Ressourcen ausreichend sind. Das Resultat: Andere Termine müssen verschoben werden.

16:00

Dirk isst Kuchen von gestern. Zur Beruhigung. Beinahe hätte er in der Euphorie über das neue Projekt übersehen, dass in der Leistungsphase 3 zwei Mitarbeiter fehlen. Zwar ist alles noch rechtzeitig erkannt worden und die Zwei konnten ihre Urlaube verschieben. Aber trotzdem. Dass gerade ihm das passiert…

16:15

Simon ist aufgeregt. Zum ersten Mal darf er zu einem Kundentermin mit. Blöderweise endet die Vorfreude nach 5 Minuten, und zwar im Stau.

Donnerstag, Tag 4

untermStrich® Tools des Tages

Dokumentation
Pläne
Posteingang / Postausgang

07:45

Es ist viel zu tun. Auch für die Kaffeemaschine. Während Simon seit gut 10 Minuten versucht, die perfekte Menge Pulver für einen ausgewogenen Espresso abzumessen, werden im Büro Vorlagen für das Projekt erstellt. Sogar mit dem Logo des Kunden drauf. Dann endlich… Simon präsentiert stolz seinen Kaffee, nippt, und verzieht das Gesicht. Nachdem er ihn weggeschüttet hat, erklärt ihm Dirk, dass Probeformulare teils in MS Office und teils in LibreOffice erstellt werden. Und, dass er doch lieber die Kapselmaschine nehmen soll beim nächsten Mal…

08:15

Neue Vorlagen aus dem Officemanagement liegen vor. Ein Testlauf für den neuen Serienbrief startet. Dirk schickt ihn direkt an alle 37 Projektbeteiligten. Effizient und schnell, das System, denkt sich Dirk zufrieden. Und, dass man zur Feier des Tages wieder Kuchen holen könnte.

 

09:30

ALARM! Eine andere Baustelle: Alte Schriftstücke für die damalige Definition und Freigabe der Betonoberfläche werden dringend gebraucht. Dirk ist in seinem Element. Aus 3650 Dokumenten fischt er – binnen weniger Augenblicke – drei passende Schriftstücke. „Safe“, meldet er am Telefon retour. Unschlagbar, dieser Dirk. Und untermStrich sowieso.

10:15

Schon wieder ALARM! Ein verstimmter Projektbeteiligter behauptet, die letzte Freigabe für die Umsetzung eines Bauvorhabens nie erteilt zu haben. Das Gegenteil ist dank perfekter Systemdokumentation aber schnell bewiesen. „Safe“, ruft Dirk, nachdem er die ursprünglichen Mails mit der Freigabe des Projektbeteiligten gefunden hat. Waren ja nur ein paar Klicks.

11:30

Simon hat Herzrasen. Auch der zweite Espresso war zu stark. Egal. Erst müssen die ersten Pläne des neuen Projekts als Vorabzug fertig gestellt werden. Durch das digitale Planbuch hat er sofort Zugriff zum letztgültigen freigegebenen Planstand.

13:45

Die ersten Pläne der Projektpartner müssen geprüft werden. Falls später mal jemand Rückfragen hat. Ein Klick und die Tasks landen beim richtigen Teammitglied am Monitor.

 

14:00

Nach ungefähr drei Litern Wasser ist das Herzrasen bei Simon zumindest ein bisschen abgeflaut. Nie mehr Kaffee, denkt er sich. Kollegin Karin zeigt ihm, dass der Mail-Verkehr quasi selbstverständlich dokumentiert wird, und zwar projekt- und personenbezogen. Da sie selbst gerade einen verjährten Sachverhalt klären muss, ist diese lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation hilfreich, sagt sie. Und fragt, ob Simon auch einen Kaffee will. Simon bekommt nur beim Gedanken daran einen Schweißausbruch.

15:00

Die Lieferscheine für die persönliche Übergabe der ersten Pläne sind automatisch fertig. Auch hier bleibt, wer schreibt. Altes Planersprichwort. Hängt bei Dirk an der Pinnwand.

16:30

Noch einmal ALARM! Zur Vorbereitung einer Zeugenaussage in einem Gerichtsverfahren zu einem bereits abgeschlossenen Projekt benötigt man die Liste sämtlicher ein- und ausgegangener Dokumente der letzen Jahre. In 5 Minuten hat Dirk – präziser Dokumentation sei Dank – alle Mails, Briefe und Pläne gesammelt. „Safe“, murmelt er leise.

Freitag, Tag 5

untermStrich® Tools des Tages

Fakten
Was ist wo?

08:30

Simon kocht Wasser für einen Tee auf. In der Kaffeeküche herrscht gedämpfte Stimmung. Karin klärt ihn auf. Bei der Überprüfung der Kontaktdaten in der Datenbank wurde zufällig herausgefunden, dass der neue Subplaner für den unmittelbaren Mitbewerb gearbeitet hat. Alle Daten und Vermerke zu dieser Person werden gerade überprüft.

08:40

Überprüfung abgeschlossen. Es gibt Entwarnung und alle können normal weiterarbeiten.

09:00

Dirk hat Kuchen mitgebracht. Schoko-Nuss. Mit Schlagsahne. Immerhin ist Freitag. Er serviert ihn den Kollegen bei der Besprechung und obendrauf auch noch den Wochenrückblick. Der Projektleiter hat übersehen, dass die Planstände auf der Plattform dringend aktualisiert werden müssen

09:30

Ein Handelsvertreter bringt den neusten Ordner mit Baumaterialien. Da die Zeit knapp ist, wird die Ablage sofort in der virtuellen Bibliothek und im Büroraumbuch vermerkt. „Zack, zack“, sagt Dirk und schiebt dem Vertreter noch ein Stück Kuchen vor die Nase.

10:30

Stundencheck. Die Ausgleichszeiten und anstehende Überstundenauszahlungen oder deren Abbau werden mit den Mitarbeitern abgeklärt. Auch die Reisekostenprüfung ist überfällig. Eine schnelle Kontrolle und alles ist wieder auf dem letzten Stand.

14:00

Zeit für Business. Querabfragen zum Stand des Unternehmens werden gemacht. Da hilft das BUTLER-System, Liquidität, Zahlungsmoral, Kostenübersicht, Honorare und vieles mehr können im Überblick angesehen werden. Hat sich schon gut bezahlt gemacht. Alleine die Änderungsauswertung hat im vergangenen Jahr für ein Umsatzplus von 87.500 Euro netto gesorgt.

 

15:00

Dirk erklärt Simon, wie wichtig eine ständige Kommunikation mit den Top-10-Auftraggebern ist. Dass untermStrich die Chefs sogar daran erinnert, sich regelmäßig bei den großen Kunden zu melden oder mit ihnen Essen zu gehen, um zu erfahren, wie es mit Folgeprojekten und Empfehlungen aussieht. Simon reagiert cool. Inzwischen hat er untermStrich ja schon durchschaut. Außerdem hat er endlich einmal kein Herzrasen.

16:15

Simon hat seine erste Woche hinter sich. Er packt seinen Tasche, sichtlich zufrieden. Viel besser als die Uni“, denkt er sich.

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