Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure

Bei der Zeiterfassung auf das richtige Tool setzen, denn Zeit ist Geld.

Wie eine detaillierte Zeiterfassung und Stundenerfassung für Architekten und Ingenieure nicht nur ein wirtschaftliches Überlebenstool ist, sondern auch das Image der gesamten Branche aufpolieren kann? Die Anleitung…

Planung ist teuer. Da ist es wieder, dieses unsägliche Vorurteil. Fast täglich ist man als Architekt oder Ingenieur mit genau dieser Aussage über seine Profession konfrontiert. Der damit verbundene Ärger ist groß. Doch, was wäre wenn man selbst Schuld an diesem Image der Planungsberufe ist? Richtig gehört. Durch mangelnde Kommunikation fehlt es dem Auftraggeber nämlich meist an Bewusstsein über geleisteten Mehraufwand. Die Lösung: Eine konsequente und dennoch leicht zu handhabende Zeiterfassung und Stundenerfassung für Architekten und Ingenieure, die den Wert der Leistung von Planungsbüros wieder sichtbar macht.

Das Problem
Ein Auftraggeber deponiert einen Änderungswunsch. So schwer kann es ja nicht sein, einen Strich auf dem digitalen Plan zu versetzen. Gerade bei den heutigen technischen Hilfsmitteln, mit denen Pläne gezeichnet werden, sollte das doch im Handumdrehen möglich sein. Dass das nicht der Realität entspricht, weiß jeder im Planungsbüro. Dennoch wird der Wunsch etwas verärgert, aber dennoch kommentarlos umgesetzt. Und genau hier fängt das wirkliche Problem an. Die meisten Architekten und Ingenieure schweigen die geleisteten Stunden tot oder schenken ihre Leistungen sogar teilweise her. Alles, was bleibt, ist ein nachhaltiger Imageschaden und jede Menge schlechte Stimmung auf beiden Seiten des Verhandlungstisches wegen überzogenen Budgets.

Die untermStrich-Lösung
Eine klare, für jedes Teammitglied leicht umsetzbare Zeiterfassung und Stundenerfassung, die einem pro Tag gerade einmal zwei Minuten Zeit kostet. Klar und sauber können geleistete Stunden zugewiesen und sogar genau definiert werden. Um tatsächlich alle Leistungen optimal dokumentieren zu können, sollte man diese möglichst täglich machen, um nichts zu vergessen. Dieses kleine bisschen Disziplin ist richtig viel Geld wert.

So einfach geht‘s!
Am Ende des Tages einfach die geleistete Zeit auf die jeweiligen Projekte buchen. Zahl der geleisteten Stunden eingeben, Leistungsphase wählen und buchen. Handelt es sich dabei um Nachträge wie Kundenwünsche oder Kundenänderungen, die nicht in der ursprünglichen Projektplanung vorgesehen waren, können diese als das eingebucht werden. Aktiviert man zusätzlich die Funktion Leistungsbeschreibung als Pflichtfeld, kann die exakte Beschreibung der Leistung oder sogar der Vermerk auf das Telefonat, bei dem der Wunsch des Kunden deponiert wurde, kurz protokolliert werden. Gibt es später Fragen wegen der entstandenen Mehrkosten, werden diese so lückenlos beantwortet und bei Bedarf sogar belegt.
Nun die wichtigste Frage – wie motiviert man das Team, diese Zeiterfassung auch konsequent in Eigenregie durchzuführen? Ganz einfach: Auch sie selbst haben einen persönlichen Mehrwert. Man wird jederzeit mit einem perfekten Überblick über sein persönliches „Stundenkonto“ belohnt. Sieht sauber aufgeschlüsselt, was man an den einzelnen Tagen geleistet hat. Aber auch, wo man aktuell im Monat mit seinen Soll- und Iststunden steht.

untermStrich-Hack: Warnschwelle aktivieren!
Um ein Projekt effizient planen zu können, sollte man sich zu Beginn eine Frage stellen: Wann will ich vom System gewarnt werden, wenn etwa 50 Prozent der geplanten Stunden verbraucht sind. untermStrich erinnert dich dann, den tatsächlichen Projektstand zu überprüfen, also zu hinterfragen, ob auch tatsächlich schon die Hälfte des Projekts geschafft ist. Ist das nicht der Fall, kann der Auftraggeber auch hier rechtzeitig in die Problematik und damit verbundene Entscheidungen eingebunden werden. Es ist empfehlenswert, alle zwei bis drei Wochen in Teamsitzungen den Projektstand abzufragen.

untermStrich Stundentool