Sie heißen Renate, Frau Müller, Dirk, Susanne oder Mark. Sind immer freundlich, gut organisiert, aufmerksam und motiviert. Wissen oft mehr über deinen Tagesablauf, als du selbst. Sie sind das Herz deines Unternehmens – das Officemanagement.

Während der Begriff Sekretariat längst entsorgt wurde, ist die neue Generation der starken Schulter der Architekten und Ingenieure schon weit über diese ursprüngliche Berufsbezeichnung hinaus gewachsen und nunmehr ein wichtiger Teil des Managementprozesses. Was genau auch euer Vorzimmer können muss, um es zu einer wahren Schaltzentrale des wirtschaftlichen Erfolgs zu machen – der Überblick!

Teamchef

Wer hat Überstunden angesammelt, die rechtzeitig abgebaut werden müssen? Sind nicht zu viele Mitarbeiter parallel auf Urlaub? Eines ist klar: Gute Organisation beginnt mit der des Teams. Das Officemanagement muss die internen Strukturen und Arbeitsprozesse nicht nur in und auswendig kennen, sondern auch immer im Blick haben. Das kann dem Unternehmen sogar bares Geld bringen. Kann euer Assistent etwa zu korrekter Stundenaufzeichnung motivieren, verschwinden extern verursachte Änderungsstunden bei Projekten nie mehr im Alltagschaos sondern am Ende auch wirklich als Cash am Firmenkonto.

Kommunikationschef

Ob Anfrage auf Zusendung des Portfolios oder ein Kunde, der schnell wichtige technische Daten zu seinem Projekt benötigt. Oftmals ist es der erste Kontakt eines potentiellen Kunden zum Unternehmen. Sorge dafür, dass sie oder er weit mehr als nur eine freundliche Stimme ist! Im besten Fall kann schon die erste Kontaktperson konkrete Antworten auf anfallende Fragen geben. Ein schneller Zugriff auf alle Projektdaten ist dafür entscheidend. Je übersichtlicher und genauer diese in die verwendete Managementsoftware eingepflegt sind, desto schneller können sie gefunden werden. Und umso professioneller wirkt das Unternehmen auf Kunden oder solche, die es noch werden sollen.

Multimediachef

Zoom, Teams, Webpräsentationen oder der Social-Media-Kanal – mach‘ dein Vorzimmer zur digitalen Superforce. Sich in der neuen, virtuellen Welt nach außen hin perfekt präsentieren zu können ist heutzutage unumgänglich für erfolgreiches Marketing. Je mehr davon im eigenen Unternehmen stattfinden kann, desto schneller und direkter klappt die Web-Kommunikation mit deinen Kunden und darüber hinaus.

Finanzchef

Wo steht das Unternehmen aktuell im Jahresplan? Ist die wirtschaftliche Abhängigkeit von einzelnen Kunden zu groß? Welche großen Anschaffungen sollten wann vorgenommen werden, um nicht die Liquidität des Planungsbüros ins Wanken zu bringen? Je konkreter das Officemanagement das Budget im Blick hat, umso besser. Am einfachsten gelingt das mit einer Software, die nicht nur einen Überblick bietet. untermStrich übernimmt etwa direkt einen Teil des Denkprozesses und warnt etwa rechtzeitig und vollautomatisiert vor Liquiditätsengpässen, zeigt an, wenn das ursprüngliche Projektbudget nicht eingehalten werden kann oder Mitarbeiter zu viele Stunden für einzelne Aufgaben investieren.

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