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Wie gelingt der Wandel vom klassischen zum digitalen Planungsbüro? In 6 klar strukturierten Schritten zeigen wir dir, wie du dein Büro effizienter, transparenter und zukunftssicher aufstellst – ohne Überforderung.
Der richtige Zeitpunkt zum digitalen Büro ist jetzt
Viele Planungsbüros arbeiten noch immer mit einem Flickenteppich aus Excel-Listen, E-Mail-Verläufen und manuell gepflegten Stundenzetteln. Das funktioniert – irgendwie. Doch „irgendwie“ reicht heute nicht mehr. Zu groß ist der Wettbewerbsdruck, zu komplex die Anforderungen an Projekte und zu knapp die Zeit, um sich Verluste durch ineffiziente Prozesse leisten zu können.
Die gute Nachricht: Der Weg in die digitale Zukunft muss kein Sprung ins Ungewisse sein. Mit einem klaren Fahrplan lässt sich das Planungsbüro Schritt für Schritt modernisieren – und das ganz ohne Chaos oder Widerstand.
Fahrplan Schritt 1: Status quo ehrlich bewerten
Typische analoge Arbeitsweisen
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Stundenerfassung auf Papier oder Excel
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Projektstatus-Updates per Zuruf oder E-Mail
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Angebots- und Rechnungsstellung in Word
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Dateien auf lokalen Laufwerken – ohne Versionierung oder Zugriffskontrolle
Diese Arbeitsweisen führen nicht nur zu Reibungsverlusten, sondern auch zu Intransparenz. Was fehlt, ist ein einheitlicher Blick auf Projekte, Ressourcen und Budgets.
Selbst-Checkliste: Wo stehst du heute?
☑️ Wie erfassen deine Mitarbeitenden ihre Zeiten?
☑️ Wo liegt eure Projektdokumentation – und wer hat Zugriff?
☑️ Wie lange dauert es, eine Abrechnung nach HOAI zu erstellen?
☑️ Nutzt ihr verschiedene Tools für Controlling, Kommunikation und Dokumentenmanagement?
Je mehr Punkte du mit „ja, analog“ beantworten musst, desto dringender ist es, den Wandel anzugehen.
Fahrplan Schritt 2: Ziele definieren
Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Deshalb sollte zu Beginn stehen: Was willst du eigentlich erreichen?
Mögliche Ziele:
- Effizienz: Weniger Zeit für administrative Tätigkeiten, mehr Zeit fürs Wesentliche
- Transparenz: Projektstatus, Budgets und Auslastung auf einen Blick
- Wettbewerbsfähigkeit: Moderne Tools und Prozesse machen dich attraktiver – für Auftraggeber:innen und Fachkräfte
- Sicherheit: Einheitliche, nachvollziehbare Datenstrukturen und Abrechnungen
Diese Ziele helfen dir, später die richtigen Maßnahmen und Tools zu priorisieren.
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Fahrplan Schritt 3: Mitarbeitende mitdenken
Change beginnt im Kleinen
Digitalisierung gelingt nur, wenn das Team den Weg mitgeht. Technik allein verändert keine Prozesse – die Menschen dahinter schon.
Was hilft:
👉 Frühzeitig kommunizieren: Warum gehen wir diesen Weg? Was wird besser?
👉 Pilotgruppen einbinden: Lass einzelne Teams neue Tools testen und ihre Erfahrungen teilen.
👉 Schulungen und Support: Niemand muss Expert:in werden – aber alle sollten sich sicher fühlen.
👉 Quick Wins sichtbar machen: Zeige konkrete Verbesserungen auf – das motiviert.
Wer auf Vertrauen und Mitgestaltung setzt, schafft Akzeptanz und Begeisterung.
Fahrplan Schritt 4: Systeme und Tools auswählen
Warum die Tool-Auswahl über Erfolg oder Frust entscheidet
Die Einführung digitaler Prozesse steht und fällt mit den eingesetzten Tools. Sie bilden das Rückgrat deiner neuen Arbeitsweise – und sind daher weit mehr als nur Software. Ein gutes Tool strukturiert nicht nur Projekte, sondern erleichtert Entscheidungen, reduziert manuelle Arbeit und macht dein Büro langfristig skalierbar.
Doch hier lauert auch die größte Gefahr: Wer sich für eine Lösung entscheidet, die nicht auf die spezifischen Bedürfnisse von Planungsbüros ausgerichtet ist, schafft sich neue Probleme statt Lösungen.
Was du bei der Auswahl beachten solltest 👇
1️⃣ Branchenfokus statt Bauchgefühl
Ein Tool, das für „alle Branchen“ geeignet ist, passt oft für keine richtig. Architektur- und Ingenieurbüros haben besondere Anforderungen – z. B. an:
- Projektstruktur nach Leistungsphasen
- Abrechnung nach HOAI
- Zeiterfassung mit Projektbezug
- Ressourcenplanung nach Teamverfügbarkeit
- Nachvollziehbares Nachtragsmanagement
Spezialisierte Systeme wie untermStrich bringen diese Funktionen von Haus aus mit – ohne aufwendige Workarounds oder Zusatzprogrammierung.
2️⃣ Integration statt Insellösungen
Viele Büros nutzen für jede Aufgabe ein eigenes Tool: Excel für die Auswertung, Outlook für Kommunikation, eine Cloud-Ablage für Dokumente. Das Ergebnis: Brüche im Informationsfluss, Doppeleingaben, Datenverluste.
Besser: Eine integrierte Lösung, die Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung, Dokumentation, Controlling und Abrechnung miteinander verbindet. So fließen Informationen durchgängig – ohne Medienbrüche.
3️⃣ Benutzerfreundlichkeit entscheidet über die Nutzung
Ein System kann noch so mächtig sein – wenn es kompliziert zu bedienen ist, wird es nicht genutzt. Achte auf:
- Intuitive Oberfläche
- Klare Navigation
- Übersichtliche Projekt-Cockpits
- Möglichkeiten zur Individualisierbarkeit
Auch Mitarbeitende ohne IT-Affinität müssen sich schnell zurechtfinden können – sonst sinkt die Akzeptanz.
4️⃣ Flexibilität und Individualisierbarkeit
Jedes Büro tickt anders. Deshalb sollte sich die Software an deine Abläufe anpassen – nicht umgekehrt. Wichtig sind:
- Eigene Felder und Filtermöglichkeiten
- Anpassbare Dashboards
- Konfigurierbare Auswertungen
Ein gutes Tool lässt sich modular erweitern, ohne gleich ein maßgeschneidertes Großprojekt daraus zu machen.
5️⃣ Verlässlichkeit und Support
Digitalisierung bringt Verantwortung mit sich – besonders beim Thema Daten. Daher gilt:
- Setze auf Anbieter mit Branchenerfahrung und Referenzen
- Achte auf guten, erreichbaren Support
- Prüfe, wie oft Updates erscheinen und wie Schulungen ablaufen
- Kläre, wie die Daten gesichert und DSGVO-konform verarbeitet werden
6️⃣ Zukunftssicherheit
Die Digitalisierung hört nicht bei der Tool-Einführung auf. Deine Software sollte mit deinem Büro mitwachsen können. Fragen, die du stellen solltest:
- Passt das Tool auch, wenn wir doppelt so viele Projekte haben?
- Kann ich neue Funktionen aktivieren, wenn mein Bedarf wächst?
- Wird die Lösung regelmäßig weiterentwickelt?
Eine nachhaltige Softwareentscheidung ist eine Investition in die Zukunft deines Büros.
Fahrplan Schritt 5: Erste Quick Wins umsetzen
Schnelle Erfolge zeigen Wirkung
Der Wandel muss nicht groß anfangen. Bereits kleine digitale Schritte bringen messbare Verbesserungen:
🚀 Digitale Zeiterfassung: Schluss mit vergessenen Stunden – direkt im Projekt erfassen
🚀 Zentrale Dokumentenablage: Alle Unterlagen an einem Ort, strukturiert und versioniert
🚀 Projekt-Controlling: Automatische Auswertungen, Warnschwellen, transparente Budgets
Diese Maßnahmen zeigen schnell, dass sich der Aufwand lohnt – und stärken den Rückhalt im Team.
Fahrplan Schritt 6: Prozesse regelmäßig evaluieren und optimieren
Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt
Der größte Fehler nach der Einführung neuer Tools und Prozesse? Zur Tagesordnung übergehen. Digitalisierung ist dynamisch – genauso wie dein Planungsbüro. Was heute gut funktioniert, kann in einem Jahr schon wieder angepasst werden müssen.
Was dieser Schritt umfasst:
Regelmäßige Feedback-Schleifen im Team: Was funktioniert gut? Wo gibt es Hürden?
Nutzungsauswertungen prüfen: Werden Tools wirklich genutzt? Gibt es Schulungsbedarf?
Neue Anforderungen einplanen: Wächst das Büro? Kommen neue Leistungsphasen oder Projektarten hinzu?
Technologische Weiterentwicklungen beobachten: Gibt es neue Funktionen, die dein Büro entlasten können?
Mit diesem Schritt wird der Wandel nicht nur eingeleitet, sondern auch dauerhaft verankert – und du sicherst dir echte digitale Resilienz.
Fazit: Digitalisierung ist eine Reise – starte heute
Der Weg zum digitalen Planungsbüro ist keine Revolution über Nacht, sondern eine evolutionäre Reise in Etappen. Wer mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme beginnt, klare Ziele definiert, das Team einbindet und passende Tools auswählt, wird schnell erste Erfolge sehen.
Digitalisierung bedeutet: weniger Aufwand, mehr Transparenz, bessere Entscheidungen – und damit mehr wirtschaftliche Stabilität für dein Büro.
Fang heute an – es lohnt sich.
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