Margen unter Druck — was die Branchenzahlen zeigen

Die wirtschaftliche Lage der Planungsbranche ist angespannt. Das belegt die gemeinsame Mitgliederbefragung von BAK, BIngK, AHO und VBI aus 2025, ausgewertet vom Institut der deutschen Wirtschaft (IW Köln): Von rund 2.500 befragten Büros — zwei Drittel Ingenieurbüros, ein Drittel Architekturbüros — erwarteten etwa 32 % sinkende Umsätze.

Besonders aufschlussreich ist der historische Vergleich: 2022 schrieben noch 90 % der Büros Gewinne, 2023 waren es 97 % – 2024 ist dieser Anteil auf 84 % eingebrochen. Der wirtschaftliche Druck konzentriert sich dabei auf genau jene Büros, die den Markt dominieren: kleine und mittlere Einheiten mit weniger als 20 Mitarbeitenden.

Gleichzeitig steigen die Personalkosten kontinuierlich, während Honorare — insbesondere im HOAI-Bereich — die realen Kostenentwicklungen nicht abbilden. Die Bundesingenieurekammer stellt dazu klar: Der sprunghafte Anstieg der Baupreise habe keineswegs zu einem gleichfalls sprunghaften Anstieg der Umsätze und Gewinne in Planungsbüros geführt.

Die Schlussfolgerung ist direkt: Die Marge, die ein Büro erzielt, ist heute dünner als sie aussieht — und dünner, als viele Büros wissen.

Was nicht gemessen wird, kostet trotzdem Geld

Fehlerhaftes oder fehlendes Projektcontrolling erzeugt keinen sichtbaren Alarm. Keine rote Zahl im System, keine sofortige Konsequenz. Der Schaden entsteht still — und summiert sich.

Nicht erfasste Stunden sind direkter Umsatzverlust. Ein Büro mit zehn Mitarbeitenden, das im Schnitt 10 % seiner Planungsleistung nicht konsequent dokumentiert, verliert bei einem Jahresumsatz von 1,2 Mio. Euro bis zu 120.000 Euro abrechenbare Leistung pro Jahr — schlicht, weil niemand weiß, dass sie erbracht wurde.

Budgetabweichungen, die erst nach Projektabschluss sichtbar werden, sind nicht mehr steuerbar. Ein Projekt, das in der Ausführungsphase 90 % seines Stundenbudgets verbraucht hat, aber erst zu 65 % fertig ist, hat ein strukturelles Problem — aber nur dann, wenn jemand rechtzeitig hinschaut. Wer diesen Moment verpasst, kann nicht mehr gegensteuern. Er kann nur noch abrechnen, was vom Budget übrig ist.

Fehlende Transparenz verzerrt die Auftragsplanung. Büros, die nicht wissen, welche Projekttypen tatsächlich profitabel sind, akquirieren weiter nach Gefühl. Manchmal das Richtige. Häufiger nicht.

Drei konkrete Kostentreiber — und was sie ein Büro wirklich kosten

Es gibt keine branchenweite Kennzahl, die den exakten Margenverlust durch unsauberes Projektcontrolling beziffert. Das liegt in der Natur der Sache: Wer nicht kontrolliert, weiß nicht, was er verliert. Aber die Stellschrauben sind bekannt.

1. Nicht abgerechnete Stunden
Eine einzige nicht erfasste Stunde pro Mitarbeiter und Woche – bei einem Stundensatz von 95 Euro – kostet ein 10-Personen-Büro bis zu 46.000 Euro pro Jahr. Nicht durch schlechte Projekte, sondern durch fehlende Erfassung.

2. Nachtragsmanagement ohne Systematik
Büros, die Nachträge nicht konsequent dokumentieren und einfordern, lassen Honorar liegen — und merken es nicht, weil kein Vergleichswert existiert. Ohne strukturiertes Nachtragsmanagement ist jede Abweichung vom ursprünglichen Leistungsumfang ein potenzieller Verlust.

3. Falsche Ressourcenplanung
Projekte, die mehr Kapazität binden als geplant, blockieren die Akquise neuer Aufträge. Das erzeugt einen Opportunitätskosten-Effekt, der in keiner BWA auftaucht — aber real ist.

Die PwC-Studie 2025 zur deutschen Bauindustrie, für die 100 Bauunternehmen und Planungsbüros befragt wurden, bestätigt: 85 % der befragten Bauunternehmen und Planungsbüros spüren den zunehmenden Kostendruck – und 69 % müssen mit Umsatzeinbußen und Projektverschiebungen leben.

Digitalisierung als Hebel — aber längst nicht überall umgesetzt

Der Handlungsdruck ist in der Planungsbranche längst angekommen. Branchenanalysen und Befragungen zeigen konsistent: Digitalisierung gilt in Architektur- und Ingenieurbüros als einer der zentralen Hebel zur Effizienzsteigerung – von der Prozessautomatisierung über digitale Projekträume bis hin zur strukturierten Zeiterfassung. Digitale Prozessoptimierung ist dabei kein Zukunftsthema mehr, sondern steht bei immer mehr Planungsbüros ganz oben auf der operativen Agenda.

Jedoch sind Agenda und Umsetzung zwei verschiedene Dinge. Viele Büros erfassen Stunden noch immer in Excel. Projektstände werden aus E-Mail-Verläufen rekonstruiert. Das Controlling besteht aus dem Bauchgefühl der Projektleitenden — und einem monatlichen Blick auf den Kontostand.

Steigende Personalkosten und notwendige Digitalinvestitionen erhöhen den Druck auf Planungsbüros – sie lassen sich langfristig nur mit stabilen Auftragseingängen und sauberer wirtschaftlicher Steuerung auffangen. Denn wer Projekte nicht aktiv steuert, verliert auch bei guter Auslastung Marge.

Projektcontrolling funktioniert nur mit der richtigen Grundlage

Projektcontrolling beginnt nicht mit einem Tool. Es beginnt mit der Entscheidung, wirtschaftliche Transparenz als Grundlage der Büroführung zu verstehen — nicht als Zusatzaufwand.

Das bedeutet konkret:

• Stundenerfassung ist nicht optional. Sie ist die Datenbasis, ohne die kein Controlling funktioniert.

• Projektstände gehören in Echtzeit sichtbar gemacht — nicht am Monatsende, nicht nach Projektabschluss.

• Budgetabweichungen sind Frühwarnsignale, keine Abschlussberichte.

• Rentabilität ist projektbezogen zu messen — nicht auf Büroebene und nicht rückwirkend.

Büros, die das konsequent umsetzen, steuern anders. Sie erkennen früher, welche Projekte sich rechnen. Sie fakturieren vollständiger. Sie planen realistischer. Und sie wissen am Ende eines Geschäftsjahres nicht nur, was sie umgesetzt haben — sondern was sie verdient haben.

Die Grundlage dafür ist ein System, das Projekte, Zeiten und Zahlen zusammenführt — statt sie in getrennten Tools zu verwalten. Solange diese drei Bereiche nicht zusammenhängen, bleibt wirtschaftliche Klarheit Zufall.

Fazit: Der blinde Fleck hat einen Preis

Falsches Projektcontrolling ist kein abstraktes Risiko. Es ist ein konkreter, messbarer Verlust — an Umsatz, an Marge, an Planungssicherheit.

Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick:

• Nicht erfasste oder nicht fakturierte Stunden sind stiller, aber realer Umsatzverlust.

• Budgetabweichungen ohne Frühwarnsystem sind nicht steuerbar — nur dokumentierbar.

• Falsche Ressourcenplanung erzeugt Opportunitätskosten, die keine BWA abbildet.

• Digitale Prozessoptimierung ist branchenweit als Lösung erkannt, aber längst nicht überall umgesetzt.

• Wirtschaftliche Transparenz ist eine Führungsentscheidung — und sie braucht eine strukturelle Grundlage.

Controlling leicht gemacht – mit belastbaren Daten.

Planungsbüros, die wirtschaftliche Klarheit als Grundlage ihrer Büroführung verstehen wollen, finden mit untermStrich ONE ein System, das Projekte, Zeiten und Zahlen zusammenführt — und damit die Voraussetzung schafft, das eigene Büro wirklich zu steuern.

Mehr dazu erfahren

Quellen:

• Gemeinsame Mitgliederbefragung von BAK, BIngK, AHO und VBI, ausgewertet vom Institut der deutschen Wirtschaft (IW Köln), 2024/2025

• VBI Branchenreport für die Planungswirtschaft 2023, VBI / RKW Kompetenzzentrum

• VBI Konjunkturumfrage 2024, Verband Beratender Ingenieure

• Bundesingenieurekammer: Stellungnahme zur HOAI-Novellierung, 2025

• PwC Deutschland: Studie zur deutschen Bauindustrie 2025