Das Risiko beginnt vor dem Rechtsstreit

• Honorare werden oft wegen vermeintlicher Planungs- oder Ausführungsmängel zurückgehalten.

• Ohne nachvollziehbare Unterlagen steht schnell Aussage gegen Aussage – besonders bei älteren Projekten.

• Eine zentrale, durchsuchbare Dokumentation verkürzt die Beweissuche.

• Schriftlich bestätigte Änderungen, prüffähige Rechnungen und Zahlungspläne sichern Forderungen besser ab.

Eine zentrale Bürosoftware wie untermStrich kann dabei helfen, projektbezogene Informationen gebündelt verfügbar zu halten.

Zwei Praxisfälle zeigen die Bedeutung der Dokumentation

In unserem Webinar „Offene Rechnung – und volles Risiko?“ berichtete Architekt Guido Strohecker von zwei Fällen aus seinem eigenen Planungsbüro und darüber, wie Dokumentation den Unterschied gemacht hat.

Honorarausfall bei Bürogebäude

Bei einem Münchner Bürogebäude wollte der Auftraggeber rund 60.000 Euro wegen eines angeblichen Planungsfehlers vom Honorar abziehen. Es ging um Geländer, Handläufe und Fluchtwege. Der Vorwurf kam erst nach einem Umbau; ein unabhängiger Nachweis lag zunächst nicht vor.

Das Planungsbüro konnte Planstände, Versionierungen, E-Mails, Planungsvorgaben und eine Einschätzung des Brandschutzplaners vorlegen. So ließ sich der Ablauf besser einordnen als mit einer einzelnen Planversion. Entscheidend war, was geplant wurde – und wann, auf welcher Grundlage und mit welcher Kommunikation.

Wenn ein System nicht sofort auf Knopfdruck entsprechende Aussagen findet, dann wird das teuer. Denn die Stunden an Nachweisen wird niemand zahlen.

Guido Strohecker

Architekt und Mitgründer von untermStrich

Nachhaftung bei einem älteren Bauvorhaben

Ein zweiter Fall betraf Schäden an einer lange zurückliegenden Fassade. Aus zunächst rund 150.000 Euro Sanierungskosten entwickelte sich ein Schadensbild von etwa 650.000 Euro und möglicherweise weiteren Kosten. Auch hier stand die Mitverantwortung des Architekturbüros im Raum.

Die Abwehr stützte sich auf Beschreibungen, E-Mails, Schriftverkehr und Plandokumentation. Diese Unterlagen sollten zeigen, dass die Ursache in der Ausführung und nicht in der Planung lag.

Bei langen Nachhaftungszeiträumen wechseln Personen, Erinnerungen verblassen und Daten werden über Jahre verteilt. Dokumentation muss deshalb während des Projekts entstehen. Nachträgliche Rekonstruktion ist teurer und lückenanfälliger.

Was eine belastbare Dokumentation leisten sollte

Eine wirksame Dokumentation sammelt nicht einfach möglichst viele Dateien. Sie stellt Zusammenhänge her. Im Idealfall beantwortet sie schnell und eindeutig:

• Was war ursprünglich beauftragt?

• Welche Leistung wurde wann erbracht?

• Welche Änderung kam hinzu?

• Wer hat die Änderung angestoßen oder bestätigt?

• Welche Bedenken, Hinweise oder Anweisungen gab es?

• Welche Planversion war zu welchem Zeitpunkt maßgeblich?

• Welche Informationen wurden an Auftraggeber, Fachplaner oder ausführende Unternehmen weitergegeben?

• Welche Kosten und Arbeitszeiten sind durch die Bearbeitung entstanden?

Dafür müssen relevante Informationen auffindbar und einem Projektkontext zugeordnet sein. Eine reine Ablage nach Dateinamen oder Ordnern reicht bei komplexen Projekten oft nicht aus. Besonders problematisch sind unklare Versionen, verstreute E-Mails und Informationen, die ausschließlich im Wissen einzelner Mitarbeitender vorhanden sind

Eine zentrale, durchsuchbare Dokumentation kann dagegen Zusammenhänge sichtbar machen. Stichworte, Personen, Zeitpunkte, Dokumenttypen und Projektbezüge helfen dabei, die benötigten Informationen gezielt zu finden. Das spart nicht nur Suchzeit. Es verbessert auch die Qualität der eigenen Argumentation.

Honorar frühzeitig absichern

Die Sicherung des Honorars beginnt nicht mit der Mahnung, sondern mit einer klaren Vereinbarung. Punkte, die in der Praxis häufig zu Unklarheiten führen:

Änderungen schriftlich bestätigen

Mündliche Änderungswünsche sollten zeitnah per E-Mail, Gesprächsnotiz oder Aktenvermerk bestätigt werden. Festgehalten werden sollten Leistungsumfang, Auswirkungen auf Kosten und Termine sowie der Abrechnungsmodus.

Kostenberechnung fortschreiben

Ändert sich der Leistungsumfang, können auch die Baukosten steigen. Eine zeitnahe Fortschreibung macht diese Folgen sichtbar und reduziert Missverständnisse.

Zahlungsplan vereinbaren

Ein vertraglicher Zahlungsplan kann Fälligkeiten gleichmäßiger über die Projektlaufzeit verteilen. Bei öffentlichen Auftraggebern gelten häufig andere Rahmenbedingungen. Wichtig ist, dass Fälligkeiten vertraglich geregelt und nicht nur mündlich erwartet werden.

Prüffähige Rechnungen und Versicherungsschutz

Auch berechtigte Forderungen können sich verzögern, wenn Rechnungen nicht nachvollziehbar sind. Bei HOAI-Abrechnungen müssen unter anderem Leistungsbilder, Honorarzonen und anrechenbare Kosten erkennbar sein.

Dokumentation belegt die eigene Position, trägt aber nicht automatisch die Kosten eines Rechtsstreits. Eine Berufshaftpflichtversicherung deckt die Durchsetzung reiner Honoraransprüche nicht automatisch ab. Dazu berichtete Richard Schwirtz, Syndikusrechtsanwalt und Leiter der Schadenabteilung der Euromaf, in unserem Webinar „Offene Rechnung – und volles Risiko?“.

Eine Honorarrechtsschutzversicherung kann – abhängig vom Vertrag – Anwalts-, Gerichts- und Sachverständigenkosten sowie bestimmte Sicherungs- und Vollstreckungsmaßnahmen übernehmen. Sie ersetzt jedoch nicht die Forderung selbst. Welche Absicherung passt, hängt vom Einzelfall und den Versicherungsbedingungen ab.

Bei unbezahlten Rechnungen nicht vorschnell handeln

Bleibt eine Rechnung offen, liegt der Schritt nahe, die eigene Leistung einzustellen oder dem Auftraggeber die Nutzung der Planung zu untersagen. Das kann rechtlich problematisch sein. Vor der Ausübung eines Leistungsverweigerungsrechts sollte eine anwaltliche Einschätzung eingeholt werden.

Auch bei Sicherungsmitteln gelten rechtliche Voraussetzungen. Möglichkeiten sind u. a. die Sicherungshypothek und die Bauhandwerkersicherung. Beide Instrumente können in passenden Konstellationen zusätzlichen Druck erzeugen oder Forderungen absichern. Sie sind aber kein allgemeiner Automatismus und müssen im konkreten Fall geprüft werden.

Für kleinere Forderungen kann in Deutschland außerdem ein Mahnbescheid ein möglicher erster Schritt sein. Legt der Auftraggeber Widerspruch ein, kann daraus jedoch ein Klageverfahren werden. Die Entscheidung für oder gegen rechtliche Schritte sollte deshalb nicht allein vom Rechnungsbetrag abhängen, sondern auch Prozesskosten, Beweislage, Erfolgsaussichten und die Bedeutung für die Liquidität berücksichtigen.

Die wichtigste Regel lautet: Nicht aus Ärger reagieren, sondern auf Basis einer dokumentierten Faktenlage und einer abgestimmten rechtlichen Strategie handeln.

Fazit und Ausblick

Honorarausfälle und Nachhaftungsfälle lassen sich nicht vollständig vermeiden. Planungsbüros stärken ihre Position aber mit strukturierter Dokumentation, klaren Vereinbarungen, prüffähigen Rechnungen und passendem Versicherungsschutz.

Der erste Schritt: Prüfen, wie schnell sich Verträge, Planstände, E-Mails, Gesprächsnotizen und Zeiterfassungen zu einem älteren Projekt finden lassen. Wer den Projektverlauf nachvollziehbar belegen kann, schafft wirtschaftliche Sicherheit.

Mit untermStrich schaffen Sie die organisatorische Grundlage, um Projekte wirtschaftlich sicher zu steuern und im Streitfall schneller auf belastbare Informationen zugreifen zu können.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der Information und stellt ausdrücklich keine rechtliche Beratung dar.