Der richtige Zeitpunkt ist jetzt

Viele Planungsbüros arbeiten noch immer mit Excel-Listen, E-Mail-Verläufen und manuell gepflegten Stundenzetteln. Das funktioniert – irgendwie. Doch „irgendwie" reicht heute nicht mehr. Der Wettbewerbsdruck ist zu groß, die Projektanforderungen zu komplex, die Zeit zu knapp.

Der Weg in die digitale Zukunft muss kein Sprung ins Ungewisse sein. Mit einem klaren Fahrplan lässt sich das Planungsbüro Schritt für Schritt modernisieren – strukturiert und ohne Chaos.

Schritt 1: Status quo ehrlich bewerten

Typische analoge Arbeitsweisen

• Stundenerfassung auf Papier oder Excel

• Projektstatus-Updates per Zuruf oder E-Mail

• Angebots- und Rechnungsstellung in Word

• Dateien auf lokalen Laufwerken – ohne Versionierung oder Zugriffskontrolle

Diese Arbeitsweisen führen nicht nur zu Reibungsverlusten, sondern auch zu Intransparenz. Was fehlt, ist ein einheitlicher Blick auf Projekte, Ressourcen und Budgets.

Selbst-Checkliste: Wo stehen Sie heute?

• Wie erfassen Ihre Mitarbeitenden ihre Zeiten?

• Wo liegt Ihre Projektdokumentation – und wer hat Zugriff?

• Wie lange dauert es, eine Abrechnung nach HOAI zu erstellen?

• Nutzen Sie verschiedene Tools für Controlling, Kommunikation und Dokumentenmanagement?

Je mehr Punkte Sie mit „ja, analog" beantworten müssen, desto dringender ist es, den Wandel anzugehen.

Schritt 2: Ziele definieren

Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Klären Sie zuerst: Was wollen Sie konkret erreichen?

Mögliche Ziele:

• Effizienz: Weniger Aufwand für Administration, mehr Kapazität für das Wesentliche

• Transparenz: Projektstatus, Budgets und Auslastung auf einen Blick

• Wettbewerbsfähigkeit: Moderne Prozesse machen Sie attraktiver – für Auftraggeber und Fachkräfte

• Sicherheit: Einheitliche, nachvollziehbare Datenstrukturen und Abrechnungen

Klare Ziele helfen Ihnen, Maßnahmen und Tools gezielt zu priorisieren.

Schritt 3: Mitarbeitende einbinden

Digitalisierung gelingt nur, wenn das Team den Weg mitgeht. Technik allein verändert keine Prozesse – die Menschen dahinter schon.

Was hilft:

• Frühzeitig kommunizieren: Warum gehen wir diesen Weg? Was wird besser?

• Pilotgruppen einbinden: Lassen Sie einzelne Teams neue Tools testen und ihre Erfahrungen teilen.

• Schulungen und Support: Niemand muss Experte werden – aber alle sollten sich sicher fühlen.

• Quick Wins sichtbar machen: Konkrete Verbesserungen zeigen – das schafft Rückhalt.

Wer auf Vertrauen und Mitgestaltung setzt, schafft Akzeptanz statt Widerstand.

Schritt 4: Systeme und Tools auswählen

Die Tool-Auswahl entscheidet über Erfolg oder Frust

Die Einführung digitaler Prozesse steht und fällt mit den eingesetzten Tools. Sie bilden das Rückgrat Ihrer neuen Arbeitsweise – weit mehr als nur Software. Ein gutes Tool strukturiert Projekte, erleichtert Entscheidungen, reduziert manuelle Arbeit und macht Ihr Büro skalierbar.

Die größte Gefahr: Wer eine Lösung wählt, die nicht auf Planungsbüros ausgerichtet ist, schafft neue Probleme statt Lösungen.

Was Sie bei der Auswahl beachten sollten

1. Branchenfokus statt Bauchgefühl

Ein Tool, das für „alle Branchen" geeignet ist, passt oft für keine richtig. Architektur- und Ingenieurbüros haben besondere Anforderungen – z. B. an:

• Projektstruktur nach Leistungsphasen

• Abrechnung nach HOAI

• Zeiterfassung mit Projektbezug

• Ressourcenplanung nach Teamverfügbarkeit

• Nachvollziehbares Nachtragsmanagement

Spezialisierte Systeme wie untermStrich bringen diese Funktionen von Haus aus mit – ohne aufwendige Workarounds oder Zusatzprogrammierung.

2. Integration statt Insellösungen

Viele Büros nutzen für jede Aufgabe ein eigenes Tool: Excel für die Auswertung, Outlook für Kommunikation, eine Cloud-Ablage für Dokumente. Das Ergebnis: Brüche im Informationsfluss, Doppeleingaben, Datenverluste.

Besser: Eine integrierte Lösung, die Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung, Dokumentation, Controlling und Abrechnung miteinander verbindet. So fließen Informationen durchgängig – ohne Medienbrüche.

3. Benutzerfreundlichkeit entscheidet über die Nutzung

Ein System kann noch so mächtig sein – wenn es kompliziert zu bedienen ist, wird es nicht genutzt. Achten Sie auf:

• Intuitive Oberfläche

• Klare Navigation

• Übersichtliche Projekt-Cockpits

• Möglichkeiten zur Individualisierbarkeit

Auch Mitarbeitende ohne IT-Affinität müssen sich schnell zurechtfinden können – sonst sinkt die Akzeptanz.

4. Flexibilität und Individualisierbarkeit

Jedes Büro tickt anders. Deshalb sollte sich die Software an Ihre Abläufe anpassen – nicht umgekehrt. Wichtig sind:

• Eigene Felder und Filtermöglichkeiten

• Anpassbare Dashboards

• Konfigurierbare Auswertungen

Ein gutes Tool lässt sich modular erweitern, ohne gleich ein maßgeschneidertes Großprojekt daraus zu machen.

5. Verlässlichkeit und Support

Digitalisierung bringt Verantwortung mit sich – besonders beim Thema Daten. Daher gilt:

• Setzen Sie auf Anbieter mit Branchenerfahrung und Referenzen

• Achten Sie auf guten, erreichbaren Support

• Prüfen Sie, wie oft Updates erscheinen und wie Schulungen ablaufen

• Klären Sie, wie die Daten gesichert und DSGVO-konform verarbeitet werden

6. Zukunftssicherheit

Die Digitalisierung hört nicht bei der Tool-Einführung auf. Ihre Software sollte mit Ihrem Büro mitwachsen können. Fragen, die Sie stellen sollten:

• Passt das Tool auch, wenn wir doppelt so viele Projekte haben?

• Kann ich neue Funktionen aktivieren, wenn mein Bedarf wächst?

• Wird die Lösung regelmäßig weiterentwickelt?

Eine nachhaltige Softwareentscheidung ist eine Investition in die Zukunft Ihres Büros.

Schritt 5: Erste Quick Wins umsetzen

Kleine digitale Schritte bringen messbare Verbesserungen – und das schnell:

• Digitale Zeiterfassung: Schluss mit vergessenen Stunden – direkt im Projekt erfassen

• Zentrale Dokumentenablage: Alle Unterlagen an einem Ort, strukturiert und versioniert

• Projekt-Controlling: Automatische Auswertungen, Warnschwellen, transparente Budgets

Diese Maßnahmen zeigen rasch Wirkung – und stärken den Rückhalt im Team.

Schritt 6: Prozesse regelmäßig evaluieren und optimieren

Der größte Fehler nach der Tool-Einführung: zur Tagesordnung übergehen. Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt – sie ist ein laufender Prozess.

Was dieser Schritt umfasst:

• Feedback-Schleifen im Team: Was funktioniert gut? Wo gibt es Hürden?

• Nutzungsauswertungen prüfen: Werden Tools wirklich genutzt? Gibt es Schulungsbedarf?

• Neue Anforderungen einplanen: Wächst das Büro? Kommen neue Leistungsphasen oder Projektarten hinzu?

• Technologische Entwicklungen beobachten: Gibt es neue Funktionen, die Ihr Büro entlasten?

So wird der Wandel nicht nur eingeleitet, sondern dauerhaft verankert.

Fazit: Klar sehen. Besser steuern. Heute anfangen.

Der Weg zum digitalen Planungsbüro ist kein Sprung, sondern eine Reise in Etappen. Wer mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme beginnt, klare Ziele definiert, das Team einbindet und die richtigen Tools wählt, sieht schnell erste Ergebnisse.