Verpassen Sie die E-Rechnung nicht!

Eine optimale Kommunikation per Rechnung? Die gibt es nicht nur, sie ist für Architektur- und Ingenieurbüros seit November 2020 sogar Pflicht! Und das aus gutem Grund. Dank einer auf die Auftraggeberseite oder die zuständige öffentliche Verwaltung abgestimmte E-Rechnung wird vieles vereinfacht. So werden ständige Formatabsprache oder auch Korrekturen von Rechnungen überflüssig. Der Vorteil: Sie können sich auf Ihre Kernkompetenz – die Planung von Bauprojekten – konzentrieren, statt Ihre Zeit beim Rechnungs-Wirrwarr zu verschwenden. 

Prozesse werden schneller, komfortabler und eben vereinheitlicht. Rechnungen mit viel Schnickschnack und individuellen Elementen, wie sie viele Architekten und Ingenieure stellen, sind kein Zeichen von Kreativität. Sie sind schlicht ein Kommunikationsfehler. Die Erklärung: eine E-Rechnung ist ein Datenübertragungsverfahren für die Einbringung elektronisch strukturierter Rechnungen. Ist sie korrekt aufgesetzt, fließen die Daten automatische ebenso korrekt in das System des Empfängers.

Das sind die Hard Facts der E-Rechnung

Konkret sieht das so aus: In Deutschland müssen etwa schon seit dem 27. November ArchitektInnen ihre Rechnungen gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes in elektronischer Form ausstellen und übermitteln. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden. Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht. Ein PDF genügt nicht.  

Durch die E-Rechnung wird eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich. 

Die Rechnungsinhalte werden – anstelle auf Papier, DOC oder als PDF –  in einem strukturierten, digitalen Datensatz erstellt. Sie können elektronisch übermittelt und empfangen werden. Es verhindert außerdem die Verfälschung der Daten und diese können automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden. 

Uniform per Mausklick 

Bei untermStrich können User zwischen mehreren Varianten aussuchen. Denn: Die E-Rechnung ist inzwischen ein EU-weiter Maßstab. Je nach Bedarf werden E-Rechnungen (Österreich), ZUGFeRD oder XRechnung (Deutschland) aktiviert, für Italien ist FatturaPA in Vorbereitung. Valide E-Rechnungen werden anschließend automatisch im XML- oder PDF-Format erstellt und im Modul Dokumente abgelegt.