Ingenieurbüro gründen: So wirst du Boss nach Plan!

Gründen für Anfänger: Was man als Bauingenieur beim großen Schritt in die Selbstständigkeit an Know-how braucht, um das perfekte Fundament für ein nachhaltig erfolgreiches Unternehmen zu schaffen – die Checkliste.

Soll ich – oder soll ich nicht? Wer ein Ingenieurbüro gründen möchte, gilt es als erste Hürde meist die eigene Unsicherheit zu überwinden. Immerhin gibt es dabei sowohl Vor- als auch Nachteile, die gründlich abgewogen werden müssen. Chancen und Risiken liegen gerade beim Schritt in die Selbstständigkeit nah zusammen. Natürlich wünscht sich jeder unternehmerische Freiheit und die damit verbundene Möglichkeit, seine eigenen Visionen und Ideen selbstständig zu Realität werden zu lassen. Und auch die Aussicht für mehr persönlichen finanziellen Erfolg klingt interessant. Wären da nicht die hohen Investitionen, die eine Unternehmensgründung fordert. Vom hohen Konkurrenzdruck, eine unsichere Auftragslage, Risikos und der hohe Verwaltungsaufwand mal ganz abgesehen. Und was muss ich überhaupt mitbringen, um mich von der Konkurrenz abheben zu können? Kann ich auch nebenberuflich gründen? Wie man bei diesem Schlagabtausch zwischen Pro und Contra am besten den Überblick behält? Mit Fakten.

 

Die rechtlichen Voraussetzungen: Das müssen Ingenieure bei der Rechtsform beachten 

Die wichtigste Frage gleich zu Beginn. Darunter: Wer darf überhaupt Ingenieurbüros gründen und gewerblich tätig sein? Muss ich Voraussetzungen erfüllen und ab wann? Bin ich dafür qualifiziert? Die Antwort: mit der richtigen Ausbildung und einer dementsprechenden Berufserfahrung. „Ingenieur“ ist eine geschützte Berufsbezeichnung – ebenfalls entsprechende Wortverbindungen wie etwa „Ingenieurbüro“. Gesetzliche Grundlage dafür sind die Gesetze der einzelnen Bundesländer. So sind etwa in den 16 Länderingenieurgesetzen in Deutschland die genauen Voraussetzungen für die Bezeichnung „Ingenieur“ jeweils festgelegt . Grundsätzliche Bedingung, um sich als Ingenieur bezeichnen zu dürfen (und somit ein Ingenieurbüro zu gründen) und eine Gewerbeanmeldung machen zu können, sind verschiedene Voraussetzungen in puncto Ausbildung. Eine entsprechende fachliche Eignung kann durch ein erfolgreich abgeschlossenes Studium an einer Universität oder Fachhochschule erlangt werden. Diese muss in einer technischen oder naturwissenschaftlichen Fachrichtung an einer deutschen staatlichen oder staatlich anerkannten Hochschule, Fachhochschule oder Berufsakademie abgeschlossen worden sein. Die Regelstudiendauer muss dabei mindestens sechs Theoriesemester vorsehen. Je nach Gesetzeslage kann auch eine dementsprechende praktische Berufserfahrung in der Branche oder der Nachweis von Fachkundenachweisen und Referenzen eine Rolle spielen . Über die akademische und somit fachliche Qualifikation hinaus vielen Fachrichtungen  ist auch eine Mitgliedschaft in die Ingenieurkammer verpflichtend, in die man sich einfach eintragen lässt. Bevor man sein eigenes Ingenieurbüro gründet, sollte man sich also unbedingt mit den regionalen Voraussetzungen, rechtlichen Bedingungen und berufsrechtlichen Regelungen vertraut machen, die es braucht, um selbstständig zu werden. Und checken, ob man jede Voraussetzung und Formalität erfüllen kann und was man alles beantragen muss. 

 

Was man beim Ingenieurbüro gründen als allererstes braucht? Eine Geschäftsidee!

Was macht dich einzigartig? Wer ein Ingenieurbüro eröffnen möchte, sollte diese Frage auf der Suche nach seinem USP – also der Unique Selling Point – erst mal ins Zentrum stellen. Was kann ich besser als meine Konkurrenz? Bin ich in einem bestimmten Bereich besonders gut aufgestellt? Bringe ich sogar etwas völlig Neues auf den Markt mit? Denn: Auch als Ingenieur oder Architekt muss man sein Alleinstellungsmerkmal  finden, um am Markt wirklich aufzufallen. Vor allem als Problemlöser findet man schnell treue Kunden. Versetze dich in sie hinein. Was ärgert sie oder macht ihnen ihr Leben schwer? Du musst das Rad nicht unbedingt immer neu erfinden! Oft sind es kleine Änderungen an Produkten oder Dienstleistungen, mit denen du dich von anderen Angeboten abheben kannst . deine  eigene Geschäftsidee kann daher auch darin bestehen, bewährte Ideen zu erweitern oder zu verbessern. Oder schlicht einen perfekten Kundenservice anzubieten. Es kann auch Erfolg versprechend sein, eine Idee auf neue oder andere Märkte zu übertragen. Dabei sollte man jedoch immer prüfen, ob die Idee auch zu den jeweiligen Gegebenheiten des regionalen Marktes passt. Funktioniert etwas zum Beispiel in der Großstadt gut, muss es das im ländlichen Raum nicht tun.

 

Der Businessplan für Gewerbetreibende 

Was nach lästiger Pflicht klingt, ist bei der Gründung eines Ingenieurbüros der ultimative Schlüssel zum wirtschaftlichen Erfolg. Was ist eure  Idee, wie sieht der Mitbewerb aus, welche Vision habt ihr, wie sieht der Finanz- und Marketingplan für sein Gewerbe aus? Wie viel Start- bzw. Eigenkapital habe ich zur Verfügung? Darf ich auch beratend tätig sein, wenn ich mich als Ingenieur selbstständig mache? Alle diese Themen werden im Businessplan ausgearbeitet. So kann man nicht nur seine Gedanken sammeln und Ziele verschriftlichen, er ist auch eine Guideline, die regelmäßig angesehen und auf seine Aktualität überprüft werden sollte. Mit der Ausarbeitung eines Businessplans muss allerdings nicht der detaillierte Weg zur erfolgreichen Umsetzung aufgezeigt werden. Vielmehr soll er als Orientierungshilfe dienen. Die wichtigsten Rahmenbedingungen sollten durchdacht und offene Fragen aufgelistet werden. Später dient dieser fundierte Businessplan als Kontrollinstrument für jeden Bauingenieur, da die Realisierung der einzelnen Schritte im Nachhinein sehr genau überprüft werden kann. So bleibt man seiner Linie auch wirklich treu. Übrigens: Aus rein wirtschaftlicher Sicht ist der Businessplan die Basis schlechthin für die Unternehmensgründung und die Grundlage für Förderungen sowie Finanzierungsgespräche bei Banken und privaten Geldgeber:innen. Setzt man ihn als Planungsinstrument ein, kann man damit auch das Unternehmerrisiko stark reduzieren. Für potenzielle Kapitalgeber:innen wie Banken, private Investor:innen oder Venture-Capital-Gesellschaften ist der Businessplan mittlerweile eine Voraussetzung für Investitionen. Anhand eines Unternehmenskonzeptes kann die Idee vor dem Praxistest noch einmal gründlich durchleuchtet werden.

 

Die richtige Gesellschaftsform für die Existenzgründung

Freiberufler. Einzelunternehmen, GmbH oder doch UG – finde die für dich passende Gesellschaftsform, um ein eigenes Ingenieurbüro zu gründen! Welche Rechtsform sich eignet, hängt grundsätzlich vom jeweiligen Einzelfall ab. In Deutschland etwa entscheidet das Finanzamt anhand eines Kriterienkatalogs, ob man als Gewerbetreibender oder Freiberufler eingestuft wird. Prinzipiell können die verschiedenen Gesellschaftsformen in vier Gruppen unterteilt werden:

 

1. Einzelunternehmen, wie etwa Freiberufler, Einzelkaufleute und Kleingewerbetreibende
2. Personengesellschaften, etwa die GbR, OHG und KG
3. Kapitalgesellschaften, wie die GmbH, gGmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG und Limited
4. Sonstige Gesellschaften, wie Stiftungen oder Genossenschaften.

 

Freiberufliche Ingenieur:innen melden sich einfach beim Finanzamt, der in ihrer Umgebung dafür zuständig ist. Du bekommst dort einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, in dem du die von dir angebotenen Leistungen angibst, welche Rechtsform dein Unternehmen hat und mit welchen Einnahmen du rechnest. Anschließend wird dir eine Steuernummer zugeteilt, die du für deine Rechnungen und Bilanzierung brauchst. Ein Basiswissen in Steuerrecht oder Bilanzierung und Kenntnisse in Kostenkontrolle sind von Vorteil. 

Kommt das zuständige Finanzamt zu dem Schluss, dass du als Gewerbetreibender einzustufen bist, musst du dich beim Gewerbeamt anmelden. Auch hier ist der Prozess der Eintragung ganz einfach und gegen eine geringe Gebühr schnell erledigt. Sie hat aber eine Reihe von Konsequenzen:

• Gewerbesteuer wird fällig
• Die Buchhaltung wird komplizierter
• Du wirst automatisch Mitglied in der örtlichen Industrie- und Handelskammer (IHK)

 

Doch welche Gesellschaftsform ist nun wirklich die richtige? Die Wahl der gibt vorwiegend die Strukturen rund um Haftung, Steuern und Kapital vor. Im Detail bedeutet das: 

• Gründungskosten:Sowohl zeitlich als auch monetär unterscheidet sich der Aufwand bei der Gründung der verschiedenen Gesellschaftsformen stark. Einzelunternehmen und GbR sind meist schnell und günstig mit einer Anmeldung bei der Finanz oder dem Gewerbeamt erledigt, für eine Kapitalgesellschaft benötigst du deutlich mehr Zeit, Kosten und einen Notar. Um eine GmbH zu gründen, braucht man beispielsweise ein Kapital von 25.000 Euro.
• Verwaltungsaufwand: Die monatliche Buchhaltung und der Umfang weiterer bürokratischer Aufgaben hängen ebenfalls von der gewählten Gesellschaftsform ab. Auch hier haben es Personengesellschaften und Einzelunternehmer meist am einfachsten.
• Finanzen und Steuern: Ob du dich komplett aus privaten Geldern finanzierst oder Investoren einbinden möchtest, hat ebenfalls Einfluss auf die Wahl deiner Gesellschaftsform. Fremdes Kapital von Investoren lässt sich etwa leichter in eine Kapitalgesellschaft einbinden. Einen Kredit von der Bank bekommst du wahrscheinlich leichter bzw. zu besseren Konditionen, wenn du Einzelunternehmer:in bist – das hat vor allem etwas mit der Haftung zu tun. Auch die anfallenden Steuern richten sich nach der Rechtsform.
• Haftung: Der vielleicht wichtigste Punkt ist die Haftung, wenn es beispielsweise um Vermögensschäden oder um die Rückzahlung von Krediten geht. Bei Einzel und Personengesellschaften haftest du mit deinem persönlichen Vermögen, bei Kapitalgesellschaften ist die Haftung zunächst auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt. In der Praxis wird die Haftungsbeschränkung für Kredite allerdings meist über eine persönliche Bürgschaft von der Bank ausgehebelt. Aber du kannst die persönliche Haftung mit einer GmbH zumindest begrenzen.

 

 

Das perfekte Team

Das wichtigste Investment für ein erfolgreiches Planungsbüro ist derzeit Mangelware: gute Fachkräfte! Gerade deshalb sollte man von Beginn an eine Unternehmenskultur schaffen, die für Arbeitnehmer besonders attraktiv ist. Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit auf Homeoffice, die Chance auf Aus- und Weiterbildungen, Verantwortung übergeben, Goodies im Büroalltag – geht man auf die Bedürfnisse seines Teams ein, erntet man schnell Motivation. 

 

Die richtige Wahl: Einer der entscheidenden Momente findet zu Beginn statt – mit der Wahl der richtigen Person. Kompetenztests vor der Einstellung können als unterstützende Tools natürlich hilfreich sein, vor allem bei Ingenieuren. Wichtig ist es aber auch immer, den Bewerber als Ganzes zu bewerten. Also auch seine Persönlichkeit und Werte. Immerhin sind Mitarbeiter:innen um bis zu 13 % produktiver, die mit den Unternehmenswerten übereinstimmend sind.  

Unternehmenskultur: Sie besteht aus einer Reihe von Eigenschaften, die das Unternehmen einzigartig machen und dient außerdem als Stütze für Entscheidungen und Verhaltensweisen. Entscheide, wie das Team, aber auch Kunden deine Marke wahrnehmen sollen. Auf dieser Basis kann eine Liste an Werten entwickelt werden. Diese müssen dann auch vorgelebt werden.

Miteinander: Jeder sollte verstärkt in das Unternehmen und bestimmte Entscheidungen eingebunden werden. So sollte das Team immer relevante und spezifische Daten – ob für ihre Rolle oder das Unternehmen – erhalten. Die persönliche Weiterentwicklung muss durch ein entsprechendes Schulungsangebot gefördert werden. Belohnung und Anerkennung muss rechtzeitig und gezielt stattfinden. Und man kann den Mitarbeiter:innen auch die Macht geben, das Unternehmen aktiv mitgestalten zu können. 

Führung: Schon einmal gehört, dass Teammitglieder Chefs verlassen, nicht aber Unternehmen? Klingt vertraut, oder? Dementsprechend muss das Management in eine inspirierende Führungskultur im Fokus haben. Hört man seinem Team zu? Schenkt man ihnen Zeit? Weiß man, was sie beschäftigt? Steht man ihnen bei der Lösung fachlicher Probleme beratend zur Seite? Der Schlüssel liegt jedenfalls in der Kommunikation. Selbst die besten Führungskräfte können nämlich niemanden erreichen, wenn sie nicht wissen, wie sie kommunizieren sollen.  

Kommunikation: Klar und auf den Punkt. So muss sie sein. Erwartungen und Feedback muss an die Mitarbeiter weitergegeben werden. Anerkennung muss genauso ausgesprochen werden wie Kritik. Die Mehrheit von Beschäftigten gibt übrigens an, dass sie produktiver sind, wenn sie wissen, was Führungskräfte denken, wohin sich das Unternehmen entwickelt und was sie machen können, um dies zu beeinflussen. 

 

 

Die optimale Struktur

Buchhaltung, Büroorganisation, die richtige Software, eine durchdachte Kommunikation mit Auftraggebern und Projektpartnern – all das kann schon in der Gründungsphase mitbedacht werden. Denn: Auch ein kleines Planungsbüro muss gut organisiert sein. Je klarer kommuniziert wird, desto schneller werden auch Aufgaben erledigt. Und: Doppelarbeit – die auch mit höheren Kosten verbunden sein kann – wird von Anfang an verhindert. Gerade in der Anfangsphase eines Unternehmens ist jeder finanzielle Verlust schmerzlich. Einer der wichtigsten Schlüssel liegt im perfekten Änderungsmanagement. Jeder in der Baubranche kennt es doch: Immer wieder kommen vom Auftraggeber Änderungswünsche. Eine Situation, die manchmal mehr als nervenaufreibend ist. Sie kann sogar einen wirtschaftlichen Schaden verursachen, wenn das Projektmanagement diese Änderungen und deren Dokumentation noch nicht abbilden kann. Wirtschaftlicher Erfolg wird durch Zeit definiert. Erst die konsequente Dokumentation und Abrechnung der geleisteten Stunden macht ein Architektur- oder Ingenieurbüro auch wirtschaftlich rentabel. Ob sich dieser Erfolg auch tatsächlich einstellt, hängt von diesen drei wesentlichen Faktoren ab. 

Der Stundensatz: Er ist Ihre „harte Währung“!  ArchitektInnen und Ingenieur:innen kämpfen gerade im kreativen Bereich mit der Frage, was eine Idee, einen Gedanken wert ist. Ob man dafür fair entlohnt wird, liegt am eigenen Verhandlungsgeschick. Nicht verhandelbar ist aber der Stundensatz. Er ist der Leistungsparameter. Und: Er muss nicht nur die laufenden Kosten decken, sondern auch eine Gewinnspanne beinhalten. 

Der Mitarbeiter:Jedes Teammitglied muss verstehen, dass die Stundenaufzeichnung nicht dafür da ist, die Führungsspitze zufriedenzustellen. Vielmehr kann er oder sie damit einen aktiven Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten.

Die Software: Die Aufzeichnung muss möglichst einfach für jeden sein! Idealerweise wird von Anfang an mit einer Software gearbeitet. Mit ein paar wenigen Klicks kann jeder auch die Stunden den genauen Projekten zuordnen und die erfüllten Aufgaben zuweisen. So wird nicht nur jede abrechenbare Stunde ordentlich festgehalten und belegt. 

 

Kundenakquise

Auftragsakquise ist für Planer ein Dauerthema. Einen Kundenstamm aufzubauen, braucht nämlich auch unternehmerisches Geschick. Angehende Freiberufler fragen sich, wie sie erste Kunden gewinnen können. Etablierte Planungsbüros brauchen eine Strategie, um neue Geschäftsfelder zu erschließen. Selbst Architekten und Ingenieure mit vollen Auftragsbüchern hilft gutes Selbstmarketing – denn wer möchte sich seine Projekte nicht am liebsten selbst aussuchen? Wie Planer die Akquise richtig angehen, hängt hauptsächlich von zwei Aspekten ab: Über welches Netzwerk sie bereits verfügen und welche Auftraggeber sie erreichen wollen. Unterteilt wird in zwei Arten von Akquise: 

 

• Warmakquise bedeutet, an potenzielle Kunden heranzutreten, mit denen das Unternehmen schon einmal zu tun hatte.
• Kaltakquise hingegen ist die Suche nach komplett neuen Kunden(-kreisen). Angesprochen werden Personen, die vorher noch nie mit dem Unternehmen zu tun hatten. Gerade für die diese Art der Kundengewinnung hat der Gesetzgeber enge Grenzen gesteckt. Die Kontaktaufnahme per Telefon oder Anschreiben (egal ob per E-Mail oder Brief) ist nur dann erlaubt, wenn die Einwilligung des Kunden vorliegt.

Wer sind meine Kunden? Am Anfang aller Überlegungen sollte die Frage stehen, welche Zielgruppe man überhaupt erreichen will.  Für welche Kunden will man arbeiten,  welche Projekte abwickeln? Private Bauherren erreicht man auf anderen Kanälen als gewerbliche oder öffentliche Auftraggeber. Und wer als freier Mitarbeiter für Ingenieur- oder Architekturbüros arbeiten möchte, muss vorrangig diese von der eigenen Kompetenz überzeugen. Je genauer du deine Zielgruppe eingrenzt und beschreiben kannst, umso besser lässt sich daraus ableiten, welche Akquise-Maßnahmen am vielversprechendsten sind.

 

Klare Kommunikation: Bevor Architekten oder Ingenieurbüros ihre Wunschkunden ansprechen, müssen sie wissen, was sie ihnen eigentlich vermitteln wollen. Was sind ihre Kernkompetenzen und was hat der Kunde davon, sie zu beauftragen? Die eigene Positionierung sollte in allen Marketingmaßnahmen deutlich werden – egal ob in persönlichen Gesprächen, Social Media, Printprodukten oder auf der eigenen Website. Fit für die Akquise ist man, wenn man in 30 Sekunden leicht verständlich erklären kann, was man tut und was einen auszeichnet: welche Art von Projekten, welche stilistische Richtung oder welche Spezialisierung? Welches Versprechen gibt man dem Kunden, was kann er von einem erwarten? Wer beliebig kommuniziert, wird nicht in den Köpfen der Leute hängen bleiben.

 

Sichtbarkeit im Netz: Für die meisten freiberuflichen Architekten und Ingenieure ist eine eigene Website unverzichtbar. Sie ermöglicht es Bauherren und Interessenten, sich nach dem Erstkontakt genauer über deren Leistungen und Referenzen zu informieren. Hier ist ein professionelles Auftreten mit einer gut gestalteten und leicht strukturierten Website inklusive Suchmaschinenoptimierung gefragt. Mit einem unübersichtlichen Design oder schlechten Texten schreckt man Kunden ab, da helfen dann auch gute Bilder nicht mehr viel. Nicht vergessen: Digital kann man besonders gut netzwerken – vor allem mit Leuten, die man bereits persönlich getroffen hat. Ein aussagekräftiges Profil auf LinkedIn ist für die meisten freiberuflichen Ingenieure und Architekten ratsam und sollte mindestens jährlich aktualisiert werden. Für Instagram oder Facebook hingegen braucht es regelmäßigen Input. Wer hier professionell auftreten will, muss viel Zeit investieren, die man als Solo-Selbstständiger meist nicht hat.

 

Aufträge durch persönliche Kontakte und Veranstaltungen: Auch wenn wir im digitalen Zeitalter leben: Gerade in der Planungsbranche, wo Vertrauen eine grundlegende Rolle spielt, läuft ein erheblicher Anteil der Akquise über persönliche Kontakte oder Empfehlungen. Wer in der Region gut vernetzt ist, kann sich also auch selbst umhören, wo Bauprojekte anstehen oder wer demnächst Architekten oder Fachplaner benötigt. Auch Messen, Kongresse oder Fachtagungen bieten sich an, um mit potenziellen Auftraggebern ins Gespräch zu kommen. Bei Workshops und Seminaren wiederum können sie sich hervorragend mit Kollegen vernetzen. Gerade Einzelkämpfer und kleine Büros sollten diesen Austausch nicht unterschätzen: Gleichgesinnte können sich etwa für größere Projekte oder Ausschreibungen/Vergabeverfahren zusammenschließen (z. B. als ARGE). Oder sie sprechen einander Empfehlungen aus, wenn einer gerade ausgelastet ist und eine Anfrage ablehnen muss.