untermStrich® „on demand“
Software in Worte zu fassen ist eine Herausforderung. Denn wir wollen Ihnen nicht nur zeigen, was das Programm kann – wir wollen Sie überzeugen, dass untermStrich® für Ihr Planungsbüro die effizienteste Lösung ist. So kam die Idee, untermStrich® durch fiktive Wochenskizzen in einem simulierten Büroalltag vorzustellen. Sozusagen als praktischer Leitfaden aus der Praxis.
Begleiten Sie uns doch einfach und sehen Sie,
wie anwenderfreundliche Software „on demand“ aussehen kann.
Projekte
Team
Adressen08:00
untermStrich® – das bewährte plattformunabhängige Controlling- und Managementsystem startet zur täglichen Dokumentation und Steuerung über den Browser auf jedem Rechner, jedem Smartphone und jedem Tablet.
09:15
Die Woche beginnt mit einer erfreulichen Information. Ein neues Projekt wurde akquiriert – die aufwendigen Vorarbeiten haben überzeugt, der zukünftige Arbeitgeber hat den Auftrag vergeben.
09:30
In der sofort einberufenen Teamsitzung werden die ersten Aufgaben delegiert – der Projektleiter ist dafür verantwortlich, das Projekt organisatorisch in Ordnern und Strukturen sowohl analog als auch digital vorzubereiten.
Alle Informationen zum Projekt werden ab jetzt in untermStrich® zentral hinterlegt.
Das Browserfenster der plattformunabhängigen Software öffnet sich und die einzelnen Teammitglieder werden über das neue Projekt informiert – auch die auswärts arbeitenden Teams werden über den Butler von untermStrich® unmittelbar in Kenntnis gesetzt.
Die vorhandenen Ressourcen über die anderen bereits zugeteilten Projekte und Arbeitsbereiche werden geprüft.
10:00
Ein neuer Mitarbeiter wird in das Team eingewiesen und gleich dem neuen Projekt zugeteilt – das Officemanagement hat bereits alle relevanten Daten, Sicherheitseinstellungen und Vorgaben im Teammodul fertig eingetragen und vorerst braucht der neue Mitarbeiter nur am Ende des Tages seine Leistungen exakt projekt- und phasenbezogen zu dokumentieren. Erst zu einem späteren Zeitpunkt wird entschieden, ob der Mitarbeiter, abhängig von seiner erbrachten Leistung, über weitere Zugriffe verfügen darf.
11:00
Es ist nun klar, wer die ersten externen Kontakte für dieses neue Projekt sind – das Officemanagement teilt sie mit einem einfachen Klick aus dem Adressmodul zu. Somit startet auch zugleich die ab jetzt ständig erweiterte Beteiligtenliste. Ein großes Plus des Programms sind die vielen übersichtlich gegliederten Adressen – ein CRM, wie man es schätzt.
11:30
Das Honorar wurde aufgrund von geänderten Projektvoraussetzungen neu ermittelt und die einzelnen Kostenteile wurden dem Projekt nach Leistungsphasen zugeordnet – zeitgleich konnten die Sollstunden für das Team fixiert und hinterlegt werden.
Wichtige Infos wie m², m³, Dichte, Geschossfläche, Bebauungsgrad und viele andere spezifische Projektkennzahlen werden nach und nach dem Projekt zugeordnet. Das Projektstammdatenblatt beginnt, sein eigenes Leben zu entwickeln, und interagiert mit den Beteiligten.
11:45
untermStrich® erkennt bei Anruf die Adresse des Auftraggebers – das Officemanagement weiß bei Bedarf sofort über die unterschiedlichen Projektzuordnungen, Vernetzungen, Schriftstücke und vieles mehr Bescheid. Sie können, wenn Sie wollen, sofort auf gestellte Fragen ohne Umschweife antworten, ohne umständlich und langwierig nach Zusammenhängen zu forschen, ohne endlos Daten hinterherzujagen.
13:00
Neue Adressen drängen sich – analog wie digital – durch die Infopipeline herein (Bauherrenvertreter, ausführende Firmen, Zulieferer). Sie alle werden umgehend in das System eingetragen – auch der neue Mitarbeiter weiß sofort über ein Kurzmemo Bescheid.
14:00
Um die Menschen hinter den Schriftstücken zu visualisieren, braucht man nur einen kurzen Blick auf die Adressen zu werfen, die mit Fotos hinterlegt sind.
16:30
Neue Kategorien und Adressgruppen sind notwendig – sie erleichtern die strukturierte Adresssuche ungemein. Zusammenhänge und Verknüpfungen mit anderen Adressen lassen sich rasch herstellen. Die Vernetzung von neuen Daten und Informationen wird immer komplexer.
17:00
Der erste Projekttag ist beinahe beendet. Jetzt gilt es nur noch, die Arbeitsstunden zu protokollieren, damit die aufgewendete Arbeitszeit später nachvollziehbar ist. Aber mehr dazu am TAG 2.
Dienstag, Tag 2
untermStrich® Tools des Tages
Stunden
Zeitprotokoll
HOAI Butler
Honorare
Kosten
Abrechnung
Schaltpult
Resultate08:00
Effizienz heißt das Motto des Tages – die Zeit drängt. Nach der erfolgten Teambesprechung werden die Stundenvorgaben der Leistungsphasen diskutiert. Die Soll-Vorgaben erfolgen nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten und dienen auch als Richtschnur für die jederzeit abrufbaren Fertigstellungsdaten. Der Projektleiter erwähnt die Wichtigkeit der Leistungstexte zur Stundenerfassung, denn speziell die Änderungsaufzeichnungen sind entscheidend für die spätere Verrechnung. Am Beginn des Projektes wird nur die gerade gültige Leistungsphase freigeschaltet, um exakte Eingaben der Teammitglieder sicherzustellen. Die Evaluierung und Fortführung verschafft dem Auswerter Gewissheit, korrekte und zielgerichtete Eingaben zu erhalten.
09:30
Ein kleineres Folgeprojekt wird per E-Mail übermittelt und sofort projektorientiert zugeordnet – ein Gutachten soll darüber Aufschluss geben, ob ein weiterer Bauteil bei einem anderen Projekt durch die Bauvorgaben erweitert werden kann. Es wird vereinbart, die Honorierung nach tatsächlichem Aufwand abzurechnen. Das Zeitprotokoll startet unmittelbar und wird die erbrachte Leistung minutengenau aufzeichnen. Eine grundlegende Hilfe für die Dokumentation zur Abrechnung, denn die Kunden schätzen präzise Kalkulation.
10:45
Die Verträge sind aufgesetzt, die Honorarsumme wurde mit dem aktuellen HOAI BUTLER errechnet, der Zahlungsplan wurde ausgearbeitet. Das Officemanagement pflegt diesen Zahlungsplan als zukünftiges zu erwartendes Honorar in untermStrich® ein und siehe da – ganz nebenbei hat sich die Zahlungsliquidität für die nächsten 18 Monate gesteigert. Der Anschaffung dringend benötigter EDV für den neuen Arbeitsprozess BIM steht nichts mehr im Wege. Um Sicherheit auf beiden Seiten zu schaffen, wird noch ein letzter Blick auf die Zahlungsmoral des Kunden geworfen – der zahlt innerhalb des vertraglich fixierten Zahlungszieles. Diese Prüfung ist notwendig, die Bankkonditionen werden immer straffer und ein unausgeglichenes Konto führt schnell zu Verunsicherung.
11:00
Die erste Rechnung des für die Studie beauftragten Geodäten geht ein. Früher als erwartet, aber völlig legitim und mit Skontomöglichkeiten versehen. Das Officemanagement übernimmt nach Freigabe des Projektleiters diese Rechnung in die externen Kosten. Das Resultat ist erfreulich – das Budget wird nicht überschritten! Da es bei diesem Projekt notwendig ist, weitere Subplaner zu beauftragen, wird hier auch der Zahlungsplan für deren Kostenaufstellungen und Rechnungen eingetragen. Das System begeistert immer mehr – endlich erhält man eine exakte Übersicht über Ein- und Ausgänge und zudem einen Vergleich zu den tatsächlich abgerechneten Leistungen.
11:45
Schnell wirft man noch einen Blick auf die Zeitausgleichsstunden der Teammitglieder. Der neue Mitarbeiter hatte gestern einige Überstunden angesammelt, deshalb sollte er heute kürzer arbeiten.
13:00
Erste Änderungswünsche werden seitens des Auftraggebers mitgeteilt. Jetzt gilt es, besonders exakt bei der Niederschrift von Stunden und Beschreibungstexten zu sein – diese sollen als Grundlage für mögliche Verhandlungen über zusätzliche Leistungen und für deren Abrechnung dienen.
13:30
Ein kleineres, kompaktes Projekt kann nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet werden. Als Grundlage dient der Stundeneintrag. Der Projektleiter gibt die tatsächlich geleisteten Stunden frei und das Officemanagement stellt die Rechnung, die automatisch in die Honorarverwaltung eingetragen wird – ein reibungsloser Workflow.
15:00
Der Projektleiter und die Geschäftsführung müssen einige heikle Fragen zu Fertigstellungsgraden und Zahlungsfristen klären – es gilt, alle Eventualitäten zu überprüfen.
Die Projektabläufe werden vielschichtiger, Zwischenresultate werden benötigt. Das System hat alles erfasst, jetzt stellt sich nur noch die Frage, wie einfach oder komplex die Auswertung und die Resultate sein sollen. Ein Honorarvergleich wäre noch etwas verfrüht – aber auch die anderen Projekte müssen überprüft werden. Dabei fällt auf, dass ein Projekt durch erstaunlich viele Besprechungsstunden in Leistungsphase 3 hervorsticht. Nach Prüfung der Leistungsbeschreibungen aller Teammitglieder muss der Auftraggeber an seine Entscheidungsrolle positiv erinnert werden. Beim Durchforsten der Datenbank erscheint eine vergleichende Kostengrafik eines anderen Projekts. Diese kann man der Geschäftsführung zeigen, um besser zu veranschaulichen, welche prioritären Arbeitsanweisungen unmittelbar zu treffen wären.
Mittwoch, Tag 3
untermStrich® Tools des Tages
Termine
Offene Aufgaben
Urlaub
Ressourcen08:30
Endlich – die ersten konkreten Aufgaben für die Teammitglieder stehen auf der Tagesordnung. Der Projektleiter verteilt die Aufgaben und gibt Fristen zur Fertigstellung vor.
09:45
Behördentermine, Aufgabenlisten zum Entwurf, Tragwerkskonstruktionsprüfung, Schalungsplanerstellung sowie erste Lüftungsberechnung und bauphysikalische Grundlagenerstellung – das elektrotechnische Konzept wie auch den Vorabzug zur Lichtplanung nicht vergessen. Bei der Fülle an Aufgaben darf die Übersicht nicht verloren gehen – hier bewährt sich das System immer wieder, weil es den professionellen Durchblick unterstützt.
11:15
Die Jour-fixe-Besprechungen werden terminiert – diese finden immer mittwochs um 13:30 für 3 Stunden statt, immer versehen mit einer Aufgabenliste und einer ergebnisorientierten Zielvorgabe. Das System erinnert noch an eine Präsentation beim Auftraggeber.
13:30
In der Planerbesprechung wird festgestellt, dass die vorgeschlagenen Termine bei der Fülle von Aufgaben nicht zu halten sind – ein neues Terminkonzept muss entwickelt werden. Intern wird überprüft, ob dafür genügend Ressourcen vorhanden sind.
15:00
Die Überprüfung hat gezeigt, dass andere Termine verlegt werden müssen. Zudem wird kontrolliert, ob sich der zusätzliche Leistungsaufwand noch mit der Honorarvorgabe deckt.
16:00
Vor lauter Euphorie über das neue Projekt hätte man beinahe die Urlaubszeiten der Teammitglieder übersehen. Leider zeigt die Urlaubsgrafik, dass in der Leistungsphase 3 zwei dringend benötigte Mitarbeiter fehlen. Doch alles ist noch rechtzeitig erkannt worden – die Mitarbeiter können nach Rücksprache ihren Urlaub verschieben.
16:15
Das System erinnert an den Besprechungstermin mit dem Auftraggeber. Es gibt jedoch kein Vorwärtskommen im Stau – eine Schnellinfo aus den Adressen und somit nachvollziehbar wird versendet, dass man sich um 20 Minuten verspäten wird.
17:30
Ein geballter Arbeitstag geht dem Ende zu und man gelangt zur Erkenntnis: gut, dass es Systeme gibt, die bei der Organisation helfen.
Doku
Pläne
Post ein/aus07:45
Neue Vorlagen müssen für das Projekt erstellt werden, auf Kundenwunsch versehen mit dessen Logo. Die Probeformulare werden teils in MS Office und teils in LibreOffice erstellt – je nach Wunsch und Vorgabe.
08:15
Neue Vorlagen aus dem Officemanagement liegen vor. Ein Testlauf für das Formular – ein personalisierter Serienbrief wird an alle 37 Projektbeteiligten versendet. Man sieht, wie effizient und schnell das System reagiert.
09:30
Ein Anruf von einer anderen Baustelle erfordert schnelles Handeln. Es werden alte Schriftstücke für die damalige Definition und Freigabe der Betonoberfläche benötigt. Das Officemanagement geht mit gezielter Suche vor. Aus 3650 Dokumenten werden innerhalb weniger Augenblicke drei passende Schriftstücke gefiltert. Die Rückmeldung kann bereits „on demand“ über das Telefon gegeben werden. Wieder ein Beweis, untermStrich® ist einfach unschlagbar.
10:15
Ein missmutiger Projektbeteiligter behauptet, die letztgültige Freigabe für die Umsetzung eines Bauvorhabens nie erteilt zu haben. Doch Systemdokumentation sei Dank kann sofort das Gegenteil bewiesen werden.
11:30
Die ersten Pläne bei dem neuen Projekt werden als Vorabzug fertiggestellt. Durch das digitale Planbuch von untermStrich® steht jedem Mitarbeiter sofort der letztgültige freigegebene Planstand zur Verfügung. Ein großer Vorteil für denjenigen, der als Urlaubsvertretung einspringen muss. Das Officemanagement kann ebenfalls für den Versand auf den verschiedenen Plattformen oder in den Direktmails auf die PDFs und Echtdaten der Pläne zurückgreifen.
13:45
Die ersten Pläne der Projektpartner müssen geprüft werden – für die Dokumentation des Arbeitsprozesses und zur Vermeidung späterer Rückfragen ist die Verwaltung dieser Infos unumgänglich. Ein Klick und die Aufgaben werden den richtigen Teammitgliedern zugewiesen.
14:00
Wie selbstverständlich dokumentiert untermStrich® den E-Mail-Verkehr projekt- und personenbezogen. Gerade jetzt, bei einer Nachfrage zu einem verjährten Sachverhalt, erweist sich eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation als hilfreich. Gedanken muss man sich darüber keine mehr machen.
15:00
Lieferscheine für die persönliche Übergabe der ersten Pläne sind automatisch fertig. Auch hier bleibt, wer schreibt – altes Planersprichwort.
16:30
Zur Vorbereitung einer Zeugenaussage in einem Gerichtsverfahren zu einem bereits abgeschlossenen Projekt benötigt man die Liste sämtlicher ein- und ausgegangenen Dokumente (E-Mails, Briefe und Pläne) der letzten Jahre.
16:35
Präziser Dokumentation sei Dank – die Liste ist aufgrund multiflexibler Suchfilter im Nu fertig.
Fakten
Was ist wo08:30
Zufällig finden Mitarbeiter bei der Überprüfung von Kontakten in der Datenbank heraus, dass der neue Subplaner für den unmittelbaren Mitbewerb gearbeitet hat. Alle Daten und Vermerke zu dieser Person werden überprüft. Sofort gibt es Entwarnung – untermStrich® hat wie immer den Überblick.
09:00
Ein kurzer Wochenrückblick – das Officemanagement hat alle Infos. Doch der Projektleiter hat übersehen, dass die Planstände auf der Plattform dringend aktualisiert werden müssen.
09:30
Ein Handelsvertreter bringt den neuesten Ordner mit Baumaterialien – da die Zeit momentan knapp ist, wird die Ablage sofort in der virtuellen Bibliothek und im Büroraumbuch vermerkt. Das erspart unnötig langes Suchen.
10:30
Stundencheck über die Ausgleichszeiten bzw. die anstehenden Überstundenauszahlungen oder deren Abbau. Nach Einigung mit den Mitarbeitern werden die Überstunden in den nächsten Wochen als Ausgleichszeit abgebaut. Die Reisekostenprüfung ist bereits überfällig – eine schnelle Kontrolle und man hat wieder alle Daten auf dem letzten Stand.
14:00–16:00
Endlich Zeit, ein paar Querabfragen zum Stand des Unternehmens zu machen – da hilft das einmalige BUTLER-System von untermStrich®. Liquidität, Zahlungsmoral, Kostenübersichten aller Art, Produktivitätsangaben, Honorarübersichten und vieles mehr. Allein die Änderungsauswertung führte bei einem bekannten Büro, das untermStrich® schon länger erfolgreich einsetzt, letztes Jahr zu einem Einkommensplus von 87.500 € netto – zu verdanken war das zum Großteil dem simplen Leistungsnachweis und natürlich dem Verhandlungsgeschick des Geschäftsführers.
Zudem war eine weitere Besonderheit des Programms für den Geldsegen förderlich: die Standbeinanalyse der Top-10-Auftraggeber. Durch sie wurde die Geschäftsführung daran erinnert, sich wieder einmal bemerkbar zu machen und nachzufragen, wie es mit Folgeprojekten und Empfehlungen aussieht. untermStrich® schlägt Ihnen aufgrund der Auftrags- und Honorardaten vor, den oder die Topauftraggeber anzurufen und nachzufragen, wie es ihnen geschäftlich geht oder ob wieder einmal eine Einladung für ein Geschäftsessen ansteht und ob es vielleicht Folgeprojekte oder Empfehlungen geben wird.
16:15
Fazit dieser Woche: Endlich können Sie sich auf Ihre Arbeit als Architekt und Ingenieur voll konzentrieren. Die Verwaltung, das Controlling und das Management funktionieren nun ausgesprochen sicher und vor allem nachhaltig – dazu effizient in den Auswertungen und ergebnisorientiert in der Bearbeitung. Aber jetzt ab ins Wochenende – Sie haben sich die Auszeit verdient!