24/7 ... oder einfach besser organisieren? ... wie Architekten im Beruf und Projekt aufräumen.

Management

24/7 ... oder einfach besser organisieren?

... wie Architekten im Beruf und im Projekt aufräumen. Von Horst W. Keller

Sie verlieren im beruflichen Alltag zu viel Zeit durch Improvisation und Schadensbegrenzung? Es bleibt kaum ausreichend Gelegenheit produktiv in den Projekten zu arbeiten? Um zumindest die wichtigsten Aufgaben zu erledigen bleibt wiedermal nur eine außerplanmäßige Nachtschicht? Der Beruf ist eben so? Arbeiten Architekten nicht aktiv an den Möglichkeiten der Verbesserung? Sicherlich ...

Arbeitet allerdings der Architekt daran, gelingt es ihm bereits durch kleinste Eingriffe in die täglichen Abläufe und die gezielte Zuordnung von Zuständigkeiten zeitliche Freiräume für das „Unvorhergesehene“ am Tag zu erhalten. Wie das geht? Machen Sie ein Projekt daraus!

ARCHITEKTEN BERICHTEN ... TAGE WIE DIESER!

Bereits mit dem Betreten des Büros wird klar, dass wieder einmal im letzten Moment Unterlagen zusammengesucht werden müssen, die für das Meeting am Vormittag gebraucht werden. Kaum ist das Meeting beendet, wartet ohne ausreichende Zeit für die erforderliche Nachbereitung der Besprechung das nächste wichtige Telefonat. Hieraus werden wiederum Aufgaben und Tätigkeiten ausgelöst, die dann die sowieso knappe Tagesplanung komplett über den Haufen werfen.

Der reguläre Arbeitstag endet, wie so oft, mit einem Tisch unerledigter Vorgänge und nicht selten einem Stapel neuer Aufgaben. Zu alledem müssen einige koordinierende Gespräche mit Projektmitarbeitern in den frühen Abend verlegt werden. Wichtige, vom Bauherrn angefragte Details zum Projektstand werden letztlich in spätabendlicher Atmosphäre zusammengetragen, postfertig gemacht und auf dem Heimweg im Nachbriefkas-ten der Stadt eingeworfen ... puhhh ... wieder mal irgendwie geschafft.

Das unbefriedigende an solchen Tagen ist, dass man gefühlt wenig Produktives für sein Projekt verrichtet, aber durch unproduktive Tätigkeiten wie Suchen, Beseitigen von Fehlern oder Mängeln und durch ineffiziente Abläufe das Projektbudget trotzdem belas-tet.

Das kann so nicht weiter gehen ... es muss sich etwas ändern!

DERPLUSARCHITEKT. ANALYSIERT ... DAS PROBLEM

Ein scheinbar normaler Tag im Berufsleben eines Architekten. Ein Fehler wäre allerdings zu glauben, dass sich der Alltag, mit seinen unplanbaren Anforderungen im Gesamten strukturieren ließe. Realistischer ist hier der Ansatz, „organisierbare“ Vorgänge und Abläufe in einem Büro oder den Projekten anzupacken und wenn möglich, selbst in kleinen oder kleinsten Schritten zu verbessern.

Dabei ist hilfreich zu wissen, dass sich Leistungen in Organisation (organisierbar), Disposition (in Varianten organisierbar) und Improvisation (nicht organisierbar) unterteilen lassen. Klammern wir also den nicht organisierbaren Teil unserer Leistungen aus und widmen uns den voll und in Varianten organisierbaren Leistungen. Somit steht uns ein ausreichend großer oder sogar der größte Leistungsbereich für mögliche Verbesserungen zu Verfügung.

Warum also wichtige Arbeitszeit durch Ineffizienzen verschwenden? Ziel muss sein, durch eine Optimierung der organisierbaren Vorgänge, maximale Ressourcen für die nicht organisierbaren, aber meist wichtigen Aufgaben des Tages, sowie für die Abwicklung brisanter und tagesaktueller Vorgänge zu generieren.  

Ein gerne genutztes Argument einer Optimierung der Organisation aus dem Weg zu gehen, ist immer wieder „Wir haben zu viel zu tun und hängen zu tief in den Projekten“ oder „Wir haben keine Zeit für sowas“. Diese, aber auch viele andere, vorgeschobenen Gründe, lassen sich problemlos mit folgender Metapher aushebeln.

„Ich habe keine Zeit den Zaun zu reparieren, weil ich den ganzen Tag die entlaufenen Hühner jage!“.

Schnell begreift man, dass sich der Aufwand der Jagd nach den Hühnern erst dann min-dert, wenn man begonnen hat, sukzessive den Zaun zu reparieren. Erst an vereinzelten kleinen Stellen, später auch mal an etwas größeren. Schnell werden durch freiwerdende Zeitfenster erste Erfolge spürbar, die dann über die Zeit zu einer kompletten Verbesse-rung der Arbeitsweisen und der Beruhigung der Arbeitsumgebung führt.

Außerdem gibt es nicht 'den' guten Moment mit einer Optimierung zu beginnen. Steckt man in den Projekten, glaubt man, über keine ausreichende Zeit zu verfügen. Werden die Projekte dünner, werden nicht selten die zeitlichen Aufwände für Akquise und Projektent-wicklung erhöht: Darüber hinaus liegt dann nicht selten ein Zeitraum vorvertraglicher, also nicht sofort honorarfähiger Leistungen vor einem. Irgendwie ist also jeder Moment der richtige!   

Also ... Schluss mit den Ausreden! Jetzt entscheiden und anpacken ...

DERPLUSARCHITEKT. EMPFIEHLT ... DIE LÖSUNG

Geben Sie direkt nach der Entscheidung dem Vorhaben, die Organisation zu verbessern, einen Namen und entwickeln Sie so ein Projekt, das man wahr und ernst nimmt, und mit dem man sich identifizieren kann. Durch die richtige Wahl des Namens, der humorvoll, sportlich, motivierend und in die Zukunft gerichtet sein kann, wie z.B. Marder, Leo, Sprint, Weitsprung, Ziel, Next, Tomorrow, Neu etc. erhält das Projekt ein Thema und seine „Ausstrahlung“.

Es geht los ... planen Sie für das Projekt in gewohnter Weise Inhalte, Beteiligte, Zeiten und Kosten. Legen sie die beteiligten Kollegen und Mitarbeiter fest und vereinbaren Sie eine Reihe fixer, vorerst eng terminierter Koordinationsmeetings. Ermitteln Sie den hierzu erforderlichen Zeitaufwand einschließlich Vor- und Nachbereitung und erstellen Sie so einen ersten Überblick der internen Personalkosten. Das Projekt nimmt professionelle Formen an und lässt sich im beruflichen Alltag einplanen.

Belegen Sie dafür möglichst einen freundlichen, kreativen Raum (mit Workshop-Ausstattung und -bestuhlung), in dem die Ergebnisse und Arbeitshilfen für die Dauer des Projektes verbleiben können.

Im ersten Schritt tragen Sie nun, ohne Rücksicht auf Qualitäten, im Projekt-Team bereits bekannte Organisationsdefizite, mögliche Verbesserungspotentiale und wünschenswerte Neuerung zusammen. Tun Sie dies kreativ mit Innovation und nutzen Sie dafür Text, Skizzen, Diagramme und wenn erforderlich Arbeitsmodelle ... alles ist erlaubt. Bereits nach kurzer Zeit entsteht eine Liste mit möglichen Handlungsfeldern zur Optimierung. Nachdem das Team die bestehende Funktion und Qualität der einzelnen Vorgänge und Handlungsfelder auf den aktuellen Status nach Schulnoten bewertet hat, erfolgt eine Priorisierung. Hierdurch entsteht ein idealer Masterplan, in sinnvoller Abfolge, für die bevorstehende Arbeit an den Strukturen.

Je nach Umfang und Priorisierung werden die Listenpunkte an Einzelne oder an kleine Gruppen im Projektteam verteilt und damit konkrete Aufgaben und Ziele verbunden. In regelmäßigen Koordinationsmeetings werden erste Ergebnisse zusammengetragen und über den sukzessiven Einbau in das bestehende Qualitätsmanagement entschieden ... vom Ablauf ... irgendwie ein ganz normales Projekt.     

Die Verbesserungen können sich beispielsweise auf die Einführung kleinerer oder auch komplexer Softwareprodukte, den Einsatz standardisierter Dokumente, die Vorgabe von Textbausteinen, die Erstellung von Master-Vorlagen für unterschiedlichste Einsatzberei-che, auf die Einführung interner Schulungen, die Zuordnung von Verantwortlichkeiten bis hin zum Aufbau eines QM-Handbuchs zur gesicherten Anwendung von Bürostandards beziehen.

Entscheidend in der Phase der Einführung von Optimierungen ist die Integration und Schulung der übrigen Mitarbeiter. Zu diesem wichtigen Thema werde ich in einem weite-ren Blogbeitrag berichten.

So ... das Projekt läuft und im Bereich der organisierbaren Leistungen entstehen erste Verbesserungen, die sich schnell im Freiwerden von Zeitfenstern für das Unvorhersehbare im Alltag bemerkbar machen.

Jetzt heißt es dran bleiben!

Wem die Beschreibung etwas zu schnell ging ... DERPLUSARCHITEKT. steht gerne als Innovator, Coach und Moderator zur Seite.

FAZIT

Ist die Entscheidung für die Optimierung getroffen, ist der projekterfahrene Architekt fast schon dafür prädestiniert, ein Strukturprojekt auf die Beine zu stellen und strukturiert umzusetzen. Eigentlich besteht somit kein haltbarer Grund, nicht in die Verbesserung der Organisationsstruktur einzusteigen. Also ... Projekt entwickeln und strukturieren.

Mit einfachsten Mitteln, wie der Einbindung von Standarddokumenten und der verbindli-chen Zuordnung von Verantwortlichkeiten, lassen sich gerade die wiederkehrenden Arbeiten und Leistungen strukturieren.

Ach ja ... bei diesen Projekten kann man außer etwas Einsatz nichts verlieren ... nur einen geregelten beruflichen Alltag gewinnen.

LINKS zum Thema: www.derplusarchitekt.com

Der Autor:
Horst W. Keller richtet als DERPLUSARCHITEKT. sein Angebot in den Bereichen Management und Marketing auf die Entwicklung und Optimierung von Architekturbüros. Als Architekt, Coach und Innovator unterstützt er bundesweit Architekturbüros im Aufbau eines individuellen PLUSMANAGEMENTS und PLUSMARKETING.

08. Juli 2017

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