Management

Fehlende Bauherrenentscheidungen erschweren den Projekterfolg?

... so geht’s mit Ihrem Bauherrn im Projekt auf Erfolgskurs. Von Horst W. Keller

Der Fertigstellungstermin im Projekt musste wegen späten Änderungen der Planung verschoben werden? Grund dafür waren fehlende Entscheidungen des Bauherrn? Durch eine lückenhafte Dokumentation konnte die eigentliche Ursache nicht dargelegt werden?

Unterstützen Sie Ihre Bauherrn bei der Wahrnehmung ihrer Kernaufgabe im Projekt, die Entscheidung und Festlegung der Projektvorgaben. Das funktioniert nicht? ... mit dem FARB- UND MATERIALMANAGEMENT kein Problem. 

ARCHITEKTEN BERICHTEN ... DER STATUS IN DER PROJEKTARBEIT

Welcher Architekt hat es nicht schon erlebt? Eigentlich läuft’s im Projekt rund! Das Planungsteam um den Projektleiter funktioniert und die Planung nimmt Formen an. Die frühen Projektphasen der Bedarfsklärung und des Entwurfs werden ohne nennenswerte Schwierigkeiten im Ablauf abgeschlossen. Mit Beginn der Ausführungsplanung werden die regelmäßigen Planungsbesprechungen mit dem Bauherrn umfangreicher und die Themen komplexer. Für den Bauherrn, egal ob privat oder gewerblich, baut sich in dieser Phase ein nicht selten erheblicher Entscheidungsdruck auf. Fehlende Fachkunde, ungeklärte Entscheidungskompetenzen und vielfältige Entscheidungswege verstärken die zunehmende Störwirkung fehlender Festlegungen in der Planung. Nicht selten verschafft eine fehlende, systemlose oder lückenhafte Dokumentation dem Bauherrn zusätzliche Argumente, unterschiedlichste Vorgänge im Status der Entscheidungsreife abzustufen. Auch professionellstes Handeln des projektleitenden Architekten schafft nicht zu verhindern, was dann passiert.


Erste Festlegungen und Entscheidungen fallen der größer werdenden Komplexität und der fehlenden Disziplin in der Handhabung zum Opfer und werden mit unterschiedlichsten Begründungen ohne zeitlichen Horizont verschoben. In den Anfängen der Planung ist dies sicher nicht projektentscheidend. Allerdings bauen sich die Entscheidungsdefizite sukzessive auf und führen im weiteren Planungsverlauf unweigerlich zu komplexen Änderungen der Planung sowie Problemen im terminlichen Ablauf. Neben der wachsenden Unzufriedenheit im Kreis der beteiligten Planer, gerät die Planung wegen stetig zunehmender und nicht geklärter Details in eine inhaltliche und qualitative Schieflage. Termine werden nicht eingehalten und zu spät getroffene Festlegungen lassen sich nicht mehr, oder nur durch große planerische Mehrleistung bzw. durch erhöhten finanziellen Aufwand umsetzen.

DERPLUSARCHITEKT. ANALYSIERT ... DAS PROBLEM

Das positive an Problemen ist, dass man an den Ursachen arbeiten und hierfür passende und meist dauerhaft funktionierende Lösungen entwickeln kann.

Auch der geschilderte Fall macht deutlich, wie schnell alleine durch die Zusammenarbeit und Interaktion unterschiedlicher Planungsdisziplinen mit mehr oder weniger fachlich vorbefassten Bauherren oder Bauherrenvertretern Probleme entstehen können, die sich letztendlich nachteilig auf das Projektergebnis auswirken.

Kurioser Weise sehen sich Bauherren in dieser Situation oft nicht in der Rolle des Verursachers, sondern projizieren die entstandenen Probleme auf eine fehlende Wahrnehmung der Koordinationspflichten des Architekten. Letztlich steht der Architekt im Besonderen bei auftretenden Problemen im Projekt sowieso im Zentrum des Handelns.

Allerdings muss an dieser Stelle auch klar gesagt werden, dass den Architekt neben seiner Koordinationsverpflichtung, die mit Novellierung der HOAI 2013 nochmals deutlich verschärft und präzisiert wurde, die Verpflichtung zur Führung und Anleitung seines Bauherrn trifft. Erkennt der Architekt bei seinem Bauherrn fachliche Defizite oder Schwächen im treffen von Entscheidungen, obliegt ihm die angemessene Aufbereitung der Entscheidungsvorlagen sowie die Wahl geeigneter Instrumente und Werkzeuge zur Kommunikation und Dokumentation.

Der Bauherr erfüllt im Projekt eine für ihn ungewohnt komplexe Aufgabe. Selbst, wenn der Architekt in der Lage ist, über unzählige Gesprächsnotizen dezentral dokumentierte Festlegungen und Entscheidungen zu koordinieren und einzelne Festlegungen im Bedarfsfall zu recherchieren, ist das für viele Bauherrn eine unbeherrschbare Aufgabe. Selbst wenn der Bauherr seiner Mitwirkungsverpflichtung nachkommen wollte, verursacht die dezentrale Dokumentation unweigerlich den Ausstieg des Bauherrn aus dem geordneten Projektablauf. Daraus entstehende Unsicherheiten verursachen wiederum zusätzliche Entscheidungsdefizite und bewirken zwangsläufig Probleme im Projektablauf.           

Deutsche Gerichte bewerten Streitfälle um z.B. Kostensteigerungen, die ursächlich auf schleppende Entscheidungen des Bauherrn zurückzuführen sind, trotz Mitwirkungspflicht der Bauherren nicht selten zu Gunsten des vermeintlich Schwächeren, dem Bauherrn. Begründet werden die Entscheidungen regelmäßig damit, dass der Bauherr nicht dokumentiert zur Notwendigkeit früher Festlegungen hingewiesen und dabei nicht nachvollziehbar über mögliche Konsequenzen aufgeklärt wurde.

Da es in der Komplexität heutiger Projekte dem Architekten nur selten gelingt, Haftungssituationen aus aufgetretenen Schäden abzuwenden, muss eine geeignete Lösung geschaffen werden, mit der die Koordination und Dokumentation von Bauherren-Entscheidungen nachhaltig gelingt.

DERPLUSARCHITEKT. EMPFIEHLT ... DIE LÖSUNG

Die gute Nachricht ist ... eine solche Lösung gibt es ... das FARB- UND MATERIALMANAGEMENT. Doch wie so oft steht vor dem Erfolg der Fleiß. In diesem Fall besteht die Lösung in der Anwendung eines standardisierten Workflow-Dokumentes (WFD), der gezielten Einbindung des Dokumentes in den Projektablauf sowie der Schulung der projektleitenden Mitarbeiter auf die professionelle Anwendung und Umsetzung.

Grundsätzlich dient das Farb- und Materialmanagement (FMM) der kontinuierlichen Koordination von Bauherrenentscheidungen und -festlegungen. Clever eingesetzt, erfüllt das FMM neben der gezielten Darstellung der erforderlichen Entscheidungsfristen, -änderungen und -verzüge zusätzlich die lückenlose Dokumentation des gesamten Bemusterungs- und Entscheidungsprozesses.

Im Gegensatz zu üblichen Dokumenten, die einmal befüllt, verteilt und abgelegt werden, erfolgt die Befüllung des WFD zum FMM projektbegleitend nahezu über alle Leistungsphasen. Die Besonderheit daran ist, dass Einträge farblich gekennzeichnet, indexiert und mit Kennzeichnung des befassten Projektleiters bzw. Projektbearbeiters erfolgen. Die erzeugten Indizes werden zur kontinuierlichen Nachvollziehbarkeit in einem unveränderbarem Format (z.B. PDF) archiviert und so dauerhaft und nachvollziehbar dokumentiert.

Eine weitere Besonderheit ist sicherlich die strikte Trennen der Dokumentation von Entscheidungen zu Farben und Material von sonstigen Vorgängen im Projektablauf. Auch die Verteilung des WFD erfolgt standardisiert in Anlage zur aktuellen Gesprächsnotiz.

Die Einbindung des Bauherrn in das FMM erfolgt bereits in den ersten Leistungsphasen. Im Rahmen eines Planungsgespräches wird dem Bauherrn seine Rolle im Planungsablauf und die Relevanz von Entscheidungen für das Projekt erläutert und er so auf die an ihn gerichteten Anforderungen im Ablauf vorbereitet. Er erhält weiter eine Einweisung in den Umgang, die Verteilung und Nutzung des FMM. Diese Einweisung erhält der Bauherr mit der Übersendung des ersten Index des WFD zum FMM schriftlich, also nachweislich dokumentiert in der entsprechenden Gesprächsnotiz. Die Archivierung erfolgt über eine geeignete Dokumentenmanagement-Software oder eine standardisierte Datenstruktur.

Bereits grobe, früh im Projekt getroffene Festlegungen wie z.B. Fliesen im, Flur werden im WFD, strukturiert nach Standardleistungsbuch-Nummern, mit Datum der Festlegung dokumentiert und der Gesprächsnotiz wiederum als indexierte Anlage beigefügt. Mit fortschreitendem Projekt ergänzen sich die Angaben um z.B. das Fliesenformat, die Oberfläche und Farbe, das gewählte Fabrikat mit Typ, die Verlegerichtung bis hin zu Festlegungen zum Untergrund und der Bettung sowie der Fugenfarbe und -breite.

Auf diesem Weg entsteht, gegenüber der üblichen dezentralen Dokumentation von Entscheidungen und Festlegungen in unterschiedlichen Gesprächsnotizen, eine zentrale Dokumentation aller zur Projektausführung getroffenen Festlegungen zu Farbe und Material.

Das so über den Projektablauf entstehende Dokument wächst nachvollziehbar in indexierten Schritten und steht nach Fertigstellung des Projektes als zentrales Dokument der Projekt-Dokumentation zur Verfügung.

Neben der Dokumentation bereits getroffener Entscheidungen, können im WFD ebenso markante oder wesentliche zu treffende Entscheidungen auch vorab angekündigt und mit angemessener Frist beim Bauherrn dokumentiert eingefordert werden. Auch Änderungen bereits getroffener Entscheidungen werden kontinuierlich mit Änderungsdatum dokumentiert und lassen beim Bauherrn eine gefühlte Distanz vor dem oft fahrlässigen Eingriff in bereits getroffene Festlegungen entstehen. Den Architekten versetzt diese nachweislich Dokumentation wiederum in die Lage, mögliche Einflüsse auf Kosten oder Fristen objektiv zu bewerten und zu kommunizieren, ohne dabei vom Bauherrn ungeschützt in die Verursacherrolle gedrängt zu werden.     

Die fristgerechte Wahrnehmung der Hinweispflicht des Architekten wird ebenso ablesbar, wie die nicht selten zögerliche oder fehlende Entscheidungskraft des Bauherrn. Auf dieser Grundlage gelingt es dem Architekt nachweislich sein Handeln zu dokumentieren, mit „sanftem Druck“ die Pflichten des Auftraggebers einzufordern und den Ablauf zu sichern - der Bauherr lernt, seine Aufgaben zu erfüllen und im Projekt zu funktionieren.

FAZIT

Wenig Aufwand ... große Wirkung.  

Durch Anwendung des FMM erkennt der Bauherr professionelles Handeln seines Architekten und erfährt den Umgang mit Entscheidungen als zentrales Thema in seinem Projekt. Nicht selten reagieren meist gewerbliche Bauherren im ersten Moment befremdlich auf das ihnen unbekannte Management-Instrument. Allerdings entsteht mit Anwendung im Projekt schnell der Eindruck von strukturiertem Vorgehen und maximaler Ablaufsicherheit in den Entscheidungsprozessen.

Zusätzlich vorteilhaft ist die Anwendung das FMM als einheitlicher Qualitätsstandard, der über entsprechende Anwendungsassistenten, projektübergreifend in das Büro eigene QM eingebunden werden kann. Auch die Entwicklung von Projektart bezogenem FMM zum Büro-Standard, bietet zusätzliche Möglichkeiten der Qualitätssteigerung in der Ausführung von Projekten. Durch die Übernahme gebauter und in der Praxis bewährter Standards in artverwandte Projekte, werden die Gefahren der Mängelentstehung reduziert und die Möglichkeiten der Qualitätssteigerung in der Ausführung durch ständiges Fortschreiben erhöht.

Neben der Möglichkeit den Managementbereich für das eigene Marketing aktiv zu nutzen, entsteht gegenüber dem Mitbewerb ein qualitatives und nach außen spürbares Alleinstellungsmerkmal.

Durch die dauerhafte Zugriffsmöglichkeit auf eine detaillierte Projektdokumentation, besteht die einfache Möglichkeit zur Übernahme für spätere Um- und Anbauten sowie folgende Bauabschnitte.

LINKS zum Thema: www.derplusarchitekt.com

Der Autor:
Horst W. Keller richtet als DERPLUSARCHITEKT. sein Angebot in den Bereichen Management und Marketing auf die Entwicklung und Optimierung von Architekturbüros. Als Architekt, Coach und Innovator unterstützt er bundesweit Architekturbüros im Aufbau eines individuellen PLUSMANAGEMENTS und PLUSMARKETING.

04. Mai 2017

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