Architekt war gestern, Unternehmer ist heute!

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Architekt war gestern, Unternehmer ist heute!

Bereits seit Jahren befindet sich das Berufsbild des Architekten im Wandel

Um sich am Markt zu positionieren, erfüllt der Architekt schon heute, neben seinen ursächlichen Aufgaben als Architekt und dem eigenen Anspruch an das architektonische Ergebnis, eine Vielzahl an beruflichen Facetten. Er ist Projektentwickler, Berater, Psychologe, Moderator, Mediator, Innovator und vieles mehr. Weiter befasst er sich mit juristischen Themen sowie mit Aufgaben aus dem Unternehmensmanagement und dem Marketing.
Doch wie wird er diesem Aufgabenumfang dauerhaft gerecht, ohne dabei in den wesentlichen Disziplinen der Planung und Bauumsetzung, also der eigentlichen Projektarbeit die Präzision zu verlieren?

Die Lösung ist so einfach wie genial!

Die Chance liegt darin, vorhandene Ressourcen wie Arbeitskraft und Zeit effizient einzusetzen und so bestehende Reserven zu aktivieren. Das ist grundsätzlich möglich durch Optimierung der Büro- und Projektabläufe und durch den Einsatz qualitätssichernder Standards.
Im Rahmen der Studie „Lean Office 2006“ des Frauenhofer IPA – Kaizen Instituts wurde in deutschen Unternehmen – neben fehlender Kundenorientierung und Transparenz im Prozess – zwar ein mangelndes Qualitätsverständnis festgestellt, damit aber gleichzeitig ein tatsächliches Potential für Optimierung identifiziert. Die ermittelten Produktivitäts- oder Effizienzverluste im Büro wurden bei etwa 32%, also fast einem Drittel der zu Verfügung stehenden Arbeitszeit ermittelt. Bei etwa 1.500 Arbeitsstunden eines Mitarbeiters im Jahr und einem Mittelstundensatz von etwa 100 EUR, ergibt sich je Mitarbeiter schnell ein jährlicher Verlust an Einnahmen von ((1/3 x 1.500 h) x 100 EUR) 50.000 EUR. Genau hier liegt die Chance! Selbst wenn sich die Produktivität nicht im Gesamten um das festgestellte Drittel verbessern lässt, werden bereits durch kleinste Verbesserungen in Abläufen und Organisation Effizienzsteigerungen bis zu 10% erreicht. Für Architekturbüros bedeuten 10% mehr Effizienz jährlich schnell zwischen 15.000 und 20.000 EUR mehr Umsatz pro Mitarbeiter und, am Beispiel eines Büros mit 30 Mitarbeitern, Mehreinnahmen bis 600.000 EUR im Jahr. Wie das funktioniert?
Das Frauenhofer IPA – Kaizen Institut bestätigt in seiner Studie die Beobachtungen, die der Autor in deutschen Architekturbüros macht. Durch fehlendes wirtschaftliches Verständnis für das Verhältnis von Honorar zu Leistung werden die hohe Fehlerhäufigkeit im Ablauf und die daraus resultierenden Mehr- und Doppelleistungen nicht ausreichend konsequent beseitigt. Auch die unkoordinierte Einbindung Dritter (z.B. Bauherren, Fachplaner) und die dadurch nicht unwesentlichen Zeit- und Schnittstellenverluste führen zu erheblichen Mehrleistungen und damit zu wirtschaftlichen Einbußen. Auftretende Fehlzeiten aus Ineffizienzen werden zusätzlich durch einen gestiegenen zeitlichen Bedarf an Koordinationsleistungen sowie durch den eigenen Anspruch an die Ausführungsqualität und das architektonische Ergebnis erhöht.
Genau in diesen Fehlbereichen können schon nach ersten optimierenden Eingriffen schnelle, messbare Ergebnisse erzielt werden, die auch von Kunden und sonstigen Projektbeteiligten als Qualitätsmerkmal erkennbar werden.

Morgen, morgen nur nicht heute ...

Es gibt wahrscheinlich nicht den richtigen Moment, Büro- und Projektabläufe oder Standards zu optimieren. Allerdings gibt es auch keine falschen Momente, um mit einer Optimierung zu starten. Nicht selten führt allerdings genau die Suche nach dem perfekten Moment dazu, dass vermeintlich wichtigerer Aufgaben den Start des eigenen „Projekts“ zur Optimierung verhindern oder zumindest verzögern.
Auch unterschiedliche Unternehmensphasen weisen differierende Eignungen auf. Während sich ein Startup optimal für den direkten Einbau optimierter Abläufe anbietet, trifft man in bereits bestehenden Unternehmen auf gewachsene Strukturen. Die gilt es in einem ersten Schritt zu erfassen und zu analysieren. Auch Auslastungsphasen spielen eine entscheidende Rolle. Plant man eine Optimierung strategisch und mit zeitlichem Weitblick, besteht die Möglichkeit, im Falle einer fehlenden Vollauslastung an Projekten, vorhandene personelle Ressourcen sinnvoll und effizient für Arbeiten an der Bürostruktur einzusetzen. Dass aber gerade in Architekturbüros bei Teilauslastung, also fehlenden Projekten, personelle Ressourcen in die Projektentwicklung verlagert werden, spricht dafür, auch Phasen der Vollauslastung zur Optimierung zu nutzen. Also ... worauf warten!

Erste Standards für mehr Effizienz

Laut der Studie „Lean Office 2006“ entfällt etwa die Hälfte der angezeigten Produktivitätsverluste von 32% auf „schlecht abgestimmte Prozesse“. Betroffen sind hier weniger die leicht zu koordinierenden internen Prozesse, sondern vielmehr die Abläufe mit Beteiligung ständig wechselnder Dritter, wie Bauherren und Fachplaner. Das wesentliche Potential ist sicher im Umgang mit dem Bauherrn sowie die durch ihn zu treffenden Entscheidungen zu finden. Die Einbettung eines gezielten Bauherrenmanagements sowie der Einsatz eines Funktions-, Farb- und Materialmanagements versetzt den Architekten in die Lage, Entscheidungen im Prozess gezielt zu steuern, zu verwalten und dauerhaft zu dokumentieren. Durch leicht anwendbare Workflow-Dokumente gelingt es dem Projektleiter, den Bauherrn gesichert und nachvollziehbar durch eine Flut von Entscheidungen zu führen und so mit spürbarer Konsequenz, für alle Beteiligten mehr Ablaufsicherheit zu erzeugen. Auch die immer wichtiger werdende Notwendigkeit einer lückenlosen und rechtlich verwendbaren Dokumentation wesentlicher Prozessschritte zum Schutz vor bösen Spätfolgen durch z.B. fehlende Nachweise im Streitfall wird erfüllt.
Ein weiteres Drittel der angezeigten Produktivitätsverluste von 32% entfällt auf „Verschwendung am Arbeitsplatz“ wie z.B. das Suchen von Vorgängen und Dokumenten. In vielen natürlich gewachsenen Unternehmen wurde schlichtweg „übersehen“, durch eine einheitliche Ablage-Systematik und -Logik, eine verständliche und brauchbare Vorgabe für den Umgang mit Informationen wie Daten, Dokumenten und Akten zu schaffen. DERPLUSARCHITEKT. bietet hier den Standard S.A.I.L., der jede Art von Information nach gleichem Prinzip strukturiert und so die Auffindbarkeit der Information erhöht bzw. den vorhandenen Suchaufwand auf ein Minimum reduziert.
Über die vor beschriebenen Möglichkeiten hinaus, sind je nach individuellem Bedarf, weitere Standards wie z.B. die Einführung eines effizienten Meeting-Konzeptes, die Koordination der Ausschreibung oder die Strukturierung des Projekteinstieges durch gezielte Erfassung der Bedarfe möglich.

Das Arbeiten an der Effizienz wird so zu einem ständigen Prozess, der einmal gestartet, durch optimierende Eingriffe die Ausführungsqualität und das wirtschaftliche Ergebnis kontinuierlich verbessert.

Erfolg (Effizienz) messen

Der Erfolg aus einer gesteigerten Produktivität lässt sich alleine an der Umsatzhöhe oder am Gewinn nicht ablesen. Die eingängigste Möglichkeit zur Darstellung der Produktivitätssteigerung ist das Produktivitätsverhältnis. Die Kennzahlen weisen das Verhältnis zwischen produktiven Leistungen (z.B. Projektarbeit nach HOAI) und nicht produktiven Leistungen (z.B. EDV, QM, Organisation, Büromanagement) aus. Für ein durchschnittliches Büro können die Kennzahlen zur Veranschaulichung mit 75 (produktiv) : 25 (nicht produktiv) angenommen werden. Die Zahlen lassen sich durch gezieltes Kontieren der Einzelleistungen schnell ermitteln und überwachen. Der tatsächliche Erfolg wird so bereits in der Auswertung der Kennzahlen sichtbar.
Hierbei gilt: je geringer der nicht produktive Anteil der Leistungen ausfällt, umso wirtschaftlich besser arbeitet das Unternehmen.
In der Optimierung steckt somit das Ziel, die zur Verfügung stehende Büroleistung – bei unverändertem Aufwand – durch den Einsatz von Standards für den größtmöglichen Anteil an honorarfähigen, also produktiven Leistungen zu nutzen.

Fazit

Jeder optimierende Eingriff in ein Unternehmen wirkt sich, über wirtschaftliche Effekte hinaus, gleichermaßen mehrfach aus. Neben der verbesserten Abwicklung von Projekten und der gezielten und qualitätssichernden Arbeitsvorbereitung für Projektbearbeiter, entsteht schnell durch funktionierende Abläufe ein für alle Beteiligte motivierender Nebeneffekt. Durch Effizienzgewinne freiwerdende zeitliche Ressourcen verbessern die Arbeitsqualität und kommen so wiederum dem Projekt zu gute. Der Architekt gewinnt Zeit für das Wesentliche ... seine Projekte und Kunden, denn funktionierende Projekte und zufriedene Kunden sind doch noch immer unser großes Ziel.

Horst W. Keller

richtet als DERPLUSARCHITEKT. sein Angebot in den Bereichen Management und Marketing auf die Entwicklung und Optimierung von Architekturbüros. Als Architekt (49), Coach und Innovator unterstützt er bundesweit Architekturbüros im Aufbau eines individuellen PLUSMANAGEMENTS und PLUSMARKETING.
Unternehmerisch handeln, vorhandene Strukturen optimieren und Chancen kreativ nutzen. Mit dieser Zielsetzung entwickelt er über die übliche Tätigkeit des Architekten hinaus neue Blickwinkel für das Unternehmen. Der Bauherr wird zum Kunden, der Architekt wird zum Unternehmer und richtet sein Unternehmen strategisch auf den Markt aus. Er lässt den Mitbewerb spürbar hinter sich und stärkt das eigene Unternehmen durch Alleinstellungsmerkmale.  
DERPLUSARCHITEKT. aktiviert mit Innovation und Kreativität unentdeckte Möglichkeiten und generiert durch den Einsatz erprobter Standards aus vorhandenen Ineffizienzen nutzbare Potentiale für das eigene unternehmerische PLUS und den wirtschaftlichen Erfolg.

www.derplusarchitekt.de

01. September 2016

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