Viele Planungsbüros kennen es: Die Digitalisierung steht schon lange auf der Agenda. Doch der Gedanke an große Softwareeinführungen, endlose Workshops und unzählige To-dos sorgt eher für Frust als für Fortschritt. Dabei braucht es oft nur wenige Handgriffe, um den Arbeitsalltag spürbar zu entlasten. Schon kleine digitale Stellschrauben helfen, Zeit zu sparen, Abläufe zu vereinfachen und mehr Überblick zu schaffen.

In diesem Beitrag zeigen wir dir fünf Quick Wins, die sofort Wirkung zeigen – und Lust auf mehr Digitalisierung machen.

Handschriftliche Notizen oder Excel-Tabellen zur Zeiterfassung sind nicht nur fehleranfällig, sie kosten auch jeden Tag unnötig Zeit. 

Digitale Tools machen die Erfassung einfacher, schneller und verlässlicher.

Statt Zettelwirtschaft genügt ein Klick, um Arbeitszeiten zu starten oder Projektzeiten nachzutragen. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Stunden mehr verloren gehen. So entsteht ganz nebenbei ein valider Datenpool für Abrechnung, Controlling und Nachweise.

Tipp: Starte mit einem Pilotprojekt in einem Team, um den Einstieg zu erleichtern.

So könnte es in untermStrich aussehen

• Nachverrechenbare Projektänderungen lückenlos erfassen und abrechnen
• Intuitive Zeiterfassung in nur zwei Minuten pro Tag
• Geleistete Stunden Projekten zuordnen
• Kompletter Überblick für Team und Management

Mehr zur Zeiterfassung in untermStrich findest du hier.

Viele Abläufe in Planungsbüros wiederholen sich: Angebotslegungen, Protokolle, Abnahmen. 

Wer jedes Mal bei Null anfängt, verschenkt wertvolle Zeit. Digitale Vorlagen helfen, Aufgaben standardisiert und schneller abzuwickeln.

Einmal sauber aufgesetzt, kannst du Vorlagen flexibel anpassen – ob für Aufgabenlisten, E-Mails oder Checklisten. So arbeitest du effizienter und reduzierst Fehlerquellen.

So könnte es in untermStrich aussehen

• Excel-Vorlagen für Auswertungen
• Dokument-Vorlage für Dokumente (DOCX, ODT, ODS, XLSX, HTML)
• Spannend für OnPremise-Kunden: Strukturvorlagen für Projektverzeichnisse (für die Verzeichnisstruktur am Server)
• Struktur für Projektphasen

Wo liegt nochmal das aktuelle Leistungsverzeichnis? Wer hat das Protokoll gespeichert?

Wenn Dateien in verstreuten Ordnern oder Postfächern landen, kostet das jeden Tag Nerven und Zeit.

Eine digitale, zentrale Ablage schafft Ordnung. Alle Projektbeteiligten greifen auf dieselbe Plattform zu – jederzeit, von überall. Versionierungen machen transparent, wer was geändert hat. Das spart Rückfragen und stellt sicher, dass alle auf dem aktuellen Stand sind.

So könnte es in untermStrich aussehen

• Zentrale und lückenlose Dokumentation aller Projekte
• Zugriff von überall und zu jeder Zeit mit Office365
• Volltextsuche und Sicherheitsstufen
• Lückenloses Planausgangsbuch
• Überblick über alle aktuellen und gültigen Pläne

Mehr zur Dokumentation in untermStrich findest du hier. 

Rechnungen manuell zusammenzustellen ist fehleranfällig und dauert oft länger als gedacht. 

Mit smarten Prozessen sparst du dir das händische Übertragen von Positionen und Zahlen.

Digitale Systeme ziehen Daten direkt aus der Zeiterfassung oder den Projektdaten. Du generierst Rechnungen mit wenigen Klicks – fehlerfrei, schnell und revisionssicher. So verkürzt du nicht nur den Aufwand, sondern auch die Zeit bis zum Zahlungseingang.

So könnte es in untermStrich aussehen

• Pauschal- HOAI- und/oder Aufwandsabrechnungen
• Flexible Freigabemöglichkeit
• Einfache Gestaltung der Rechnung

Mehr zur Abrechnung in untermStrich findest du hier. 

Oft wissen Teams nicht genau, woran die Kolleg:innen gerade arbeiten oder wie der Projektstand ist. 

Digitale Dashboards schaffen hier Klarheit.

Auf einer zentralen Übersicht siehst du, welche Aufgaben offen sind, wie weit Projekte fortgeschritten sind und wo es hakt. Das spart Abstimmungen per Mail oder Telefon und ermöglicht ein strukturiertes Vorgehen.

Gerade für Geschäftsführende und Projektverantwortliche sind solche Übersichten ein wertvolles Steuerungsinstrument.

So könnte es in untermStrich aussehen

• Einfache und schnelle Projektanlage
• Alle Projekte im Überblick
• Das gesamte Team im Blick
• Mitarbeiterstammdaten (Arbeitszeiten, Stundensätze, uvm.)

Digitalisierung muss nicht perfekt starten. 

Im Gegenteil: Wer in kleinen Schritten loslegt, senkt die Hemmschwelle.

Teste neue Tools zunächst in einem kleinen Team oder für ein einzelnes Projekt. So kannst du Erfahrungen sammeln, Prozesse anpassen und Mitarbeitende nach und nach mitnehmen.

Jeder Quick Win zahlt langfristig auf ein Ziel ein: weniger Zeit mit Suchen, Abstimmen oder Doppelarbeit zu verlieren – und mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben zu gewinnen.

Es braucht nicht immer ein umfassendes Digitalprojekt, um den Alltag effizienter zu gestalten. Mit fünf simplen Stellschrauben – von der digitalen Zeiterfassung bis zur automatisierten Rechnungserstellung – sparst du jede Woche Stunden.

Starte klein, bleibe pragmatisch und entdecke, wie wenig Aufwand nötig ist, um den Unterschied zu machen.