Montagmorgen, 8:43 Uhr. Projektleiterin Julia durchsucht zum dritten Mal ihren Posteingang nach einer E-Mail, in der der Bauherr eine Planänderung angekündigt hatte. Die Mail ist nirgends zu finden. Im letzten Meeting wurde die Stunde für das neue Brandschutzkonzept nicht besprochen, geschweige denn dokumentiert. "Schreib ich später auf", dachte sich Kollege Daniel am Freitag. Jetzt ist Montag, und die Stunde ist vergessen. Wieder ein Nachtrag, der durchs Raster fällt.

Viele Planungs- und Ingenieurbüros arbeiten in solchen Momenten nicht ineffizient, weil sie es wollen – sondern weil die Strukturen es erzwingen. Doch das muss nicht sein. Hier zeigen wir dir sechs typische Prozesse, die in vielen Büros heute noch unnötig aufwendig laufen – und wie sie sich smarter lösen lassen. Mit direkten Beispielen, nachvollziehbaren Vorteilen und praxistauglichen Ideen für dein Team.

Wie es oft läuft: Mitarbeitende notieren ihre Zeiten handschriftlich oder tragen sie am Freitag gesammelt in eine Excel-Liste ein. Die Zuordnung zur Leistungsphase fehlt, die Datenbasis ist lückenhaft. Entscheidungen im Ingenieurbüro beruhen auf Annahmen.

Wie es besser laufen sollte: Zeiterfassung sollte direkt im Arbeitskontext passieren, idealerweise täglich. Minuten statt Stunden Aufwand, verbunden mit konkreter Projekt- und Leistungsphasenzuordnung.

💡 Wie das in untermStrich aussieht: Mitarbeitende erfassen ihre Stunden täglich in unter zwei Minuten. Die Erfassung in der Bürosoftware untermStrich ist intuitiv und erfolgt wenn gewollt direkt im Projekt. Das Ergebnis: Management und Projektleitung sehen in Echtzeit, wer woran arbeitet, wie viel Aufwand in welcher Phase steckt und wo kritische Schwellen erreicht sind.

Wie es oft läuft: Ein Bauherr ruft an: „Könnten Sie das Treppenhaus doch noch mal anpassen?“ Architektin Lisa nickt, passt den Plan an – und vergisst, die Änderung zu dokumentieren. Ein halber Tag Mehrleistung geht verloren. Der Auftraggeber weiß nichts davon, und das Team hat keine Handhabe zur Nachverrechnung.

Wie es besser laufen sollte: Jede Änderung muss systematisch erfasst und mit einem konkreten Honoraranspruch verknüpft werden. So entsteht eine nachvollziehbare und faire Basis für Nachtragsangebote.

💡 Wie das in untermStrich aussieht: Änderungen lassen sich im Projekt direkt als zusätzliche Leistungen erfassen. Mit wenigen Klicks entstehen daraus Nachtragsangebote, die dem Ursprungsprojekt zugeordnet werden können. Dieses System stellt sicher, dass nichts vergessen wird – und jede Leistung ihr Honorar findet.

Wie es oft läuft: Projektleiter Marc hat drei Nummern vom gleichen Bauherrn gespeichert: im Handy, im E-Mail-Signaturordner und auf einem Notizzettel. Keine davon ist aktuell. Ein Telefonprotokoll? Gibt's nicht. Informationen sind über Mails, Teams-Chats und Kalender verstreut.

Wie es besser laufen sollte: Alle Informationen zu Kontakten, Gesprächen und Vereinbarungen sollten zentral, strukturiert und projektbezogen abrufbar sein. Telefonnotizen, Aufgaben und Projektunterlagen gehören zusammen.

💡 Wie das in untermStrich aussieht: Das CRM-Modul bietet eine zentrale Datenbank mit allen Ansprechpartner:innen, verknüpft mit Projekten, Aufgaben, Terminen und Protokollen. Telefonate über die Cloudya-Schnittstelle werden automatisch dokumentiert. Wer zuletzt mit wem gesprochen hat, ist nachvollziehbar. Die Kommunikation wird transparent und professionell über ein zentrales ERP abgebildet. 

Wie es oft läuft: Angebote werden in Word erstellt, als PDF gespeichert und per Mail versendet. Eine Version liegt im Projektordner, eine im Mailanhang, eine weitere auf dem Server. Wird das Angebot beauftragt, muss es manuell in die Projektkalkulation übertragen werden.

Wie es besser laufen sollte: Angebote sollten direkt mit dem Projekt verknüpft sein und den Übergang zur Abrechnung nahtlos ermöglichen. Historien, Stati und Beauftragungswahrscheinlichkeiten gehören dokumentiert.

💡 Wie das in untermStrich aussieht: Angebote werden inklusive Angebotsnummer, Empfänger, Gültigkeit und Beauftragungsstatus angelegt. Nach Beauftragung übernimmt die ERP-Software die Kalkulation für das Projekt. Historie und Nachtragsentwicklungen sind jederzeit nachvollziehbar – ganz ohne Versionschaos.

Wie es oft läuft: Projekttermine stehen im Outlook-Kalender, Urlaube auf einem Papierplan im Sekretariat, Aufgaben in einem eigenen Tool. Die Folge: Überbuchungen, Missverständnisse, unnötige Mails zur Abstimmung.

Wie es besser laufen sollte: Termine, Aufgaben, Urlaube und Ressourcen sollten zentral über eine Bürosoftware gesteuert werden. Jeder im Team muss wissen, wer wann verfügbar ist und was bis wann erledigt werden muss.

💡 Wie das in untermStrich aussieht: Termine und Aufgaben sind projektbezogen angelegt, Ressourcen werden über ein intelligentes Planungstool verteilt. Die Bürosoftware zeigt Engpässe an, erlaubt flexible Anpassungen und synchronisiert sich mit dem Kalender am Smartphone. Urlaub und Aufgabenverwaltung laufen integriert und übersichtlich.

Wie es oft läuft: Pläne werden als PDFs per Mail verschickt, Dokumentversionen in Ordnern gespeichert („Final_v3_Korrektur_neu.pdf“). Welche Version gerade gültig ist, ist oft unklar. E-Mails mit wichtigen Anlagen werden doppelt abgelegt oder gar nicht gefunden.

Wie es besser laufen sollte: Pläne und Dokumente brauchen ein zentrales, versioniertes System mit klarer Struktur. Postein- und -ausgang sollten projektbezogen dokumentiert sein.

💡 Wie das in untermStrich aussieht: Alle Dokumente, Pläne und E-Mails werden dem Projekt zugeordnet. Das Planausgangsbuch dokumentiert exakt, wer wann welche Version erhalten hat. Eine leistungsstarke Volltextsuche, klare Zugriffsrechte und automatische Ablage macht das Dokumentenmanagement revisionssicher und effizient. 

Jeder dieser Prozesse birgt Einsparpotenzial, Effizienzgewinne und mehr Sicherheit im Projektalltag. Digitalisierung ist kein Ziel, sondern ein Werkzeug – richtig eingesetzt sorgt sie dafür, dass Projekte nicht nur gut laufen, sondern sich auch rechnen.

Wer hier ansetzt, schafft Freiraum für das Wesentliche: Architektur, Planung und gute Zusammenarbeit.