Saubere Projekt-Dokumentation: Praxis-Guide für Planungs- und Architekturbüros

In Planungsbüros ist Dokumentation allgegenwärtig: Verträge, Pläne, E-Mails, Protokolle, Nachtragsvereinbarungen, Aufgabenlisten, Bescheide – jedes Projekt produziert im Laufe seiner Laufzeit eine Vielzahl an Informationen und Dokumenten. Diese zu strukturieren, ist entscheidend, um Projekte effizient, nachvollziehbar und rechtssicher abwickeln zu können.

Doch die Realität sieht oft anders aus: Informationen werden in verschiedenen Tools, auf Netzlaufwerken, in Papierakten oder E-Mail-Postfächern abgelegt. Es entstehen parallele Ablagen, unterschiedliche Versionen und Abhängigkeiten von Einzelpersonen, die den Überblick behalten sollen. Was fehlt, ist eine klare Struktur und ein verbindlicher Umgang mit Dokumenten im Projektkontext.

Viele Planungsbüros arbeiten noch mit gewachsenen Ordnerstrukturen, häufig unter Zeitdruck entstanden und nie überarbeitet. Die Folge: Niemand weiß genau, was wo liegt, welche Version aktuell ist oder ob ein Dokument bereits an den Auftraggeber ging. Kommunikation verläuft in E-Mails, während Projektstände und Aufgaben getrennt verwaltet werden.

Dieses Nebeneinander führt nicht nur zu unnötigem Suchaufwand, sondern kann auch rechtliche Folgen haben, wenn Dokumentationen lückenhaft oder nicht nachvollziehbar sind. Dabei ist der Weg zu mehr Übersicht oft einfacher als gedacht – wenn man strukturiert vorgeht.

Es braucht keine komplette Systemumstellung von heute auf morgen. Vielmehr geht es darum, nach und nach Prozesse zu etablieren, die Orientierung geben. Die folgenden Schritte helfen, eine professionelle Dokumentationspraxis im Büro zu verankern:

1. Dokumententypen identifizieren

Bevor Ordnung entstehen kann, muss klar sein, was überhaupt dokumentiert wird. Eine einfache Liste aller wiederkehrenden Dokumenttypen pro Projektphase hilft dabei, ein Bewusstsein für den Umfang zu schaffen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Vertragsunterlagen und Angebote
• Planstände und Freigaben
• Protokolle von Besprechungen
• Nachträge und Änderungsvereinbarungen
• Schriftverkehr mit Auftraggebenden und Behörden
• Rechnungen, Zahlungsnachweise und Leistungsnachweise

2. Einheitliche Benennung und Ablagestruktur definieren

Ein klar benannter Dateiname und eine durchdachte Ordnerstruktur sparen im Alltag enorm viel Zeit – besonders, wenn mehrere Personen im Team auf dieselben Informationen zugreifen müssen. Dabei helfen Regeln wie:

• Dateinamen nach dem Muster: Betreff_Kategorie_Datum_Version
• Strukturierte Ordner nach Projektphasen oder Themen (z. B. 01_Vorplanung, 02_Entwurf, …)
• Ein Ablageort pro Projekt, idealerweise digital und zentral zugänglich

Wichtig ist: Die Struktur sollte eingängig sein, sodass sie von allen konsequent genutzt werden kann.

3. Versionierung verlässlich handhaben

Gerade bei Plänen oder Protokollen ist die Frage nach der „letzten Version“ kritisch. Ohne eine nachvollziehbare Versionslogik kommt es schnell zu Missverständnissen oder gar Fehlern auf der Baustelle. Deshalb:

• Immer mit Versionsnummern oder -Buchstaben arbeiten
• „Final“- oder „Neu“-Dateien vermeiden – sie erzeugen Verwirrung
• Änderungen dokumentieren oder mit Protokollen verknüpfen

Ein zentral gepflegtes Protokoll über versendete Pläne oder freigegebene Dokumente kann hier viel Sicherheit schaffen.

4. E-Mails sinnvoll integrieren

Ein Großteil der projektbezogenen Kommunikation findet per E-Mail statt – und wird trotzdem häufig vom restlichen Projektwissen entkoppelt betrachtet. Um diese Lücke zu schließen:

• Projektbezogene Mailadressen verwenden, z. B. projektname@buero.de
• Relevante Mails und Anhänge systematisch ablegen – nicht im Posteingang belassen
• Freigaben, Nachträge oder Entscheidungen aus Mails in die Projektdokumentation überführen

So wird aus flüchtiger Kommunikation ein belastbarer Bestandteil der Projektakte.

5. Zugriff und Berechtigungen regeln

Nicht jede:r im Büro muss alles sehen – aber jede:r sollte schnell auf das zugreifen können, was für die eigene Arbeit relevant ist. Deshalb ist es hilfreich, Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten klar zu regeln:

• Wer ist zuständig für welche Dokumente?
• Wer darf lesen, wer bearbeiten, wer freigeben?
• Wie werden sensible Informationen geschützt?

Gerade bei größeren Teams schafft das Klarheit – und verhindert, dass wichtige Informationen versehentlich verändert oder gelöscht werden.

6. Digitale Tools gezielt einsetzen

Wenn die Prozesse klar sind, lohnt sich der Blick auf unterstützende Softwarelösungen. Ziel ist nicht, einfach ein Tool „draufzusetzen“, sondern bestehende Abläufe sinnvoll zu digitalisieren.

Moderne Verwaltungssoftware für Planungsbüros kann Dokumente automatisch Projekten zuordnen, Versionen nachvollziehbar machen und Kommunikation, Zeiterfassung und Aufgabenmanagement miteinander verknüpfen. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass Dokumentation im Arbeitsalltag mitgedacht wird – statt ein zusätzliches To-do zu sein.

Am Ende hängt der Erfolg nicht nur an der Disziplin der Mitarbeitenden, sondern auch an der Qualität der Systeme. Eine gute Lösung für Dokumentation in Planungsbüros sollte:

• alle Dokumente zentral bündeln und durchsuchbar machen
• Planstände inklusive Versand dokumentieren
• E-Mails im Original ablegen und automatisch Projekten zuweisen
• von überall zugänglich sein (z. B. über Office365)
• Zugriffsrechte auf Gruppen-Basis ermöglichen
• auch nach Jahren noch rechtssicher archivieren

Erhalte einen Einblick, wie Dokumentation in untermStrich geregelt wird. 

Dokumentation ist kein Selbstzweck – sie ist die Grundlage für klare Kommunikation, reibungslose Abläufe und wirtschaftlich erfolgreiche Projekte. Wer mit einfachen Maßnahmen beginnt, schafft spürbare Entlastung im Alltag. Wer sie systematisch weiterentwickelt, stellt das eigene Büro zukunftssicher auf.

Ob mit manuellen Regeln oder digitalen Helfern – wichtig ist vor allem eines: anzufangen. Denn aus kleinen Schritten wird mit der Zeit ein leistungsfähiges System.

Und wer bereit ist, diesen Weg zu gehen, findet in Lösungen wie untermStrich eine Unterstützung, die mitdenkt statt verwaltet – und damit Dokumentation zur echten Stärke macht.