Ob Zeiterfassung, Projektstatus oder Abrechnung: In Architektur- und Ingenieurbüros laufen tagtäglich unzählige Informationen zusammen. Wie diese organisiert werden, ist kein Detail, sondern eine strategische Entscheidung. Denn je besser die Softwarestrategie, desto höher die Effizienz, Transparenz und Rentabilität im Projektalltag.

Viele Büros stehen dabei vor einer zentralen Frage: Sollen sie weiterhin auf Excel und manuelle Prozesse setzen? Reicht der Einsatz einzelner spezialisierter Tools aus? Oder ist der Schritt hin zu einem integrierten System der richtige?

Zeit, die drei Optionen im Detail zu betrachten.

Excel, Sheets und Co. bleiben in vielen Büros das Rückgrat der Projektverwaltung. Und tatsächlich: Excel ist flexibel, weit verbreitet und schnell anpassbar. Für kleinere Projekte oder temporäre Übergangslösungen kann das funktionieren.

Doch genau hier lauern die Schwächen:

👉 Fehleranfälligkeit: Formelfehler, versehentlich überschriebene Zellen oder Versionschaos sind an der Tagesordnung.

👉 Zeitaufwand: Daten müssen manuell eingetragen, gepflegt und abgeglichen werden. Das kostet Zeit und Nerven.

👉 Intransparenz: Es fehlt der Überblick. Wer hat was wann eingetragen? Welche Daten sind aktuell? Wo stehen welche Projekte wirklich?

Kurzum: Excel sollte nicht als Management-Tool genutzt werden. Es ist eine Zwischenlösung mit Ablaufdatum.

Viele Planungsbüros greifen zu spezialisierten Tools: eins für die Zeiterfassung, eins für Aufgaben, eins für die Abrechnung. Diese Insellösungen sind oft schnell eingeführt und für ihren Zweck gut geeignet.

In Kleinstrukturen, etwa bei Ein-Personen-Unternehmen, funktionieren sie noch recht gut – denn hier weiß der oder die Einzelne meist genau, wo was abgelegt wurde. Zumindest anfangs. Doch mit zunehmender Zeit oder bei nur einem weiteren Teammitglied beginnt das Chaos: Versionen gehen verloren, Abläufe sind nicht mehr nachvollziehbar, Informationen verschwinden in Silos.

Spätestens bei einer steigenden Mitarbeiterzahl  wird klar: Ein All-in-One-System ist effizienter. Denn Schnittstellenprobleme, Medienbrüche und doppelter Pflegeaufwand werden zum echten Produktivitätskiller.

Hinzu kommt: Architekt:innen und Ingenieur:innen sind keine Softwareprofis – ihre Kernkompetenz liegt im Planen. Digitale Administration, Controlling und zentrales Datenmanagement werden oft als lästig empfunden.

Und genau da setzt untermStrich an. Die speziell für Planungsbüros entwickelte Software reduziert den Aufwand auf ein Minimum, strukturiert die Abläufe und ermöglicht durch intelligente Controlling-Features eine klare, belastbare Projektsteuerung.

Ein integriertes System vereint alle wesentlichen Funktionen unter einem Dach: Projektplanung, Zeiterfassung, Dokumentation, Honorarabrechnung, Controlling und Kommunikation.

Der Vorteil liegt auf der Hand:

1️⃣ Effizienz: Alle Daten sind zentral, aktuell und miteinander verknüpft. Doppelteingaben entfallen.

2️⃣ Transparenz: Projektstände, Stundenkontingente, offene Posten – alles auf Knopfdruck sichtbar.

3️⃣ Skalierbarkeit: Ob 5 oder 50 Mitarbeitende – das System wächst mit dem Büro mit.

Mit untermStrich profitieren Architekt:innen und Ingenieur:innen von strukturierter Datenverwaltung, klaren Ablagen und Automatismen, die Zeit sparen – Zeit, die besser in lukrative Projekte fließt. So steigert untermStrich nicht nur die Effizienz, sondern auch die Rentabilität. „Damit unterm Strich mehr übrig bleibt“ – ein alter Slogan, der aktueller denn je ist.

Darüber hinaus ermöglicht untermStrich eine stringente Dokumentation aller Projektphasen. Schriftverkehr, Besprechungsnotizen, Freigaben, Leistungsnachweise – alles lässt sich eindeutig zuordnen und revisionssicher ablegen. Gerade bei komplexen Projekten oder in Haftungsfragen ist diese Nachvollziehbarkeit Gold wert.

Auch das Ressourcenmanagement wird messbar besser: Wer arbeitet woran? Welche Projekte drohen aus dem Ruder zu laufen? Wie ist die Auslastung des Teams? untermStrich liefert auf Knopfdruck aussagekräftige Reports, die der Geschäftsleitung echte Entscheidungsgrundlagen bieten.

Und schließlich: Das Onboarding neuer Mitarbeitender wird einfacher. Denn mit einem integrierten System wie untermStrich sind alle Prozesse und Daten zentral zugänglich, klar strukturiert und intuitiv bedienbar. Die Einarbeitungszeit verkürzt sich deutlich.

Kurzum: untermStrich ist nicht einfach nur Software, sondern ein zentrales Steuerungsinstrument für moderne Planungsbüros.

Excel und Insellösungen können kurzfristig Lösungen bieten, sind aber auf Dauer weder effizient noch wirtschaftlich. Ein integriertes System wie untermStrich schafft nicht nur Struktur, sondern auch einen klaren Wettbewerbsvorteil: Es spart Zeit, hilft beim senken von Fehlerquoten und liefert belastbare Daten für strategische Entscheidungen.

Planungsbüros, die professionell und zukunftssicher arbeiten wollen, sollten daher auf ein integriertes System setzen. Die Investition lohnt sich – nicht nur für das nächste Projekt, sondern für die gesamte Entwicklung des Büros. Wer heute die richtigen digitalen Weichen stellt, sichert sich morgen stabile Prozesse, wirtschaftliche Klarheit und motivierte Teams. Mit untermStrich gelingt dieser Schritt nachhaltig und zielsicher.