Die digitale Transformation ist in aller Munde – doch in der Praxis hapert es oft an der Umsetzung. Gerade Planungsbüros, die zwischen komplexen Projekten, HOAI-Vorgaben und enger Personaldecke jonglieren, starten häufig ohne klares Konzept. Das Ergebnis? Frust, ineffiziente Prozesse und vergeudetes Potenzial. Dabei gilt: Digitalisierung funktioniert nicht per Knopfdruck. Wer planlos loslegt, landet schnell in einer der typischen Fallen.

Ohne Ziel kein Plan. 

Viele Büros digitalisieren aus einem diffusen Druck heraus: "Man muss ja mitziehen." Doch wer nicht definiert, was genau verbessert werden soll, digitalisiert ins Blaue. Sollen interne Abläufe effizienter werden? Will man Transparenz über Projekte gewinnen? Oder geht es um die Automatisierung der Zeiterfassung?

💡 Mini-Tipp: Formuliere messbare Ziele: z. B. "Reduktion der Projekt-Nebenkosten um 10 % innerhalb von 6 Monaten". Und: Hole alle Entscheidungstragenden mit ins Boot.

Der Tool-Wildwuchs ist ein Klassiker.

Ein Zeiterfassungstool hier, eine Excel-Liste da, E-Mails als Projektkommunikation und Rechnungen in einem weiteren Tool. Klingt vertraut? Was als schnelle Lösung beginnt, endet oft in Chaos: Informationen sind verstreut, Daten müssen manuell zusammengeführt werden und Fehler schleichen sich ein. Zudem sind viele Tools nicht auf die speziellen Anforderungen von Planungsbüros zugeschnitten.

Mit untermStrich lässt sich dieser Wildwuchs vermeiden. Die Software wurde speziell für Architektur- und Ingenieurbüros entwickelt und deckt alle zentralen Prozesse in einer Lösung ab: von der Zeiterfassung über das Ressourcen- und Projektmanagement bis hin zu Honorarabrechnung und Controlling. Statt sich mit verschiedenen Insellösungen herumzuschlagen, arbeiten Teams in einem zentralen System – effizient, transparent und ohne Brüche in den Abläufen.

💡 Mini-Tipp: Setze auf integrierte Lösungen statt auf ein Sammelsurium von Tools. untermStrich bietet dir die Möglichkeit, deine Prozesse ganzheitlich abzubilden – individuell anpassbar und intuitiv bedienbar.

Digitalisierung ist nicht (nur) Chefsache. 

Wenn Mitarbeitende nicht frühzeitig eingebunden werden, entstehen Ängste, Ablehnung oder schlichte Ignoranz gegenüber neuen Tools. Ergebnis: Die beste Software bleibt ungenutzt – nicht, weil sie schlecht ist, sondern weil sie nicht angenommen wird.

Gerade in Planungsbüros, in denen Fachwissen und Erfahrung zentral sind, ist es entscheidend, die Belegschaft nicht nur zu informieren, sondern aktiv mitzunehmen. Wer den Dialog sucht, findet oft wertvolle Hinweise darauf, wo wirklich der Schuh drückt – und gewinnt gleichzeitig wertvolle Multiplikator:innen im Team.

💡 Mini-Tipp: Binde Mitarbeitende von Anfang an ein. Frage nach Pain Points im Alltag, erkläre Vorteile und schaffe Raum für Feedback. So entsteht Akzeptanz und Motivation – und der Wandel wird zum gemeinsamen Projekt.

Realistische Zeitplanung ist ein Muss.

"Wir stellen alles um – nächsten Monat geht’s los!" So lobenswert der Tatendrang ist: Unrealistische Zeitpläne führen zu Überforderung, Frust und im schlimmsten Fall zum kompletten Projektstopp. Digitalisierung bedeutet Veränderung – und Veränderung braucht Zeit.

Gerade kleine und mittelgroße Büros, die ohnehin schon mit knappen Kapazitäten arbeiten, unterschätzen oft, wie stark parallele Projekte und das Tagesgeschäft die Umsetzung verzögern können. Stattdessen sollte der Fokus auf machbaren Etappen liegen, die klar priorisiert werden.

💡 Mini-Tipp: Plane mit Puffern. Definiere Etappen, priorisiere Kernprozesse und erlaube ein schrittweises Vorgehen. Rom wurde auch nicht an einem Tag digitalisiert – dein Büro muss es auch nicht.

Schulungsbedarf nicht unterschätzen.

"Das ist doch selbsterklärend!" Leider selten. Neue Tools bringen neue Abläufe, neue Begriffe und manchmal auch neue Denkweisen mit sich. Wer glaubt, dass ein kurzes Einführungsvideo reicht, riskiert Akzeptanzprobleme, falsche Dateneingaben und ineffiziente Nutzung.

Schulungen sind keine Zusatzoption – sie sind ein zentrales Element jeder erfolgreichen Digitalisierung. Und sie enden nicht mit der Erstschulung: Neue Mitarbeitende, neue Module oder veränderte Abläufe erfordern laufendes Lernen.

💡 Mini-Tipp: Investiere gezielt in praxisnahe Schulungen – idealerweise mit realen Büro-Szenarien. Biete regelmäßige Refreshs an und benenne Ansprechpersonen für Rückfragen. So steigt die Nutzungskompetenz – und der Nutzen deiner Digitalisierung.

Die Digitalisierung deines Planungsbüros ist kein Hexenwerk – aber auch kein Selbstläufer. 

Wer typische Fehler kennt und gezielt vermeidet, schafft die Grundlage für nachhaltigen Erfolg. Mit klarer Zielsetzung, einem passenden Tool, motivierten Mitarbeitenden und realistischen Erwartungen gelingt der digitale Wandel.